Google Workspace の運用

# ファイル名の付け方のルールが守られなくなる理由と、続く決め方
執筆：UTNOA ｜ 情報確認日：2026-10-11

ファイル名の命名規則を決めても、だんだん守られなくなる理由と、続くルールの決め方を説明します。ルールを文書にする代わりに、保存する人の画面に例を出す方法も紹介します。

ファイル名の付け方のルールが守られなくなる理由と、続く決め方この記事の内容[ルールが守られなくなる、よくある理由](#section-1)

[Google Workspace の標準の機能でできること](#section-2)

[続けやすいルールの決め方](#section-3)

[Workspace Assist なら、保存する人の画面にルールが出る](#section-4)

共有ドライブを開くと、「見積書_最終」「見積書(修正)」「20261001見積」「ひかり様 見積もり v3」が並んでいる。半年前に「ファイル名は 日付_書類の種類_件名 にしましょう」と決めて、社内に案内したはずなのに。ファイル名のルールは、決めた直後は守られても、少しずつ崩れていきます。

この記事では、ファイル名のルールが守られなくなる理由と、続けやすいルールの決め方、保存する人の画面にルールを出しておく方法を説明します。

## ルールが守られなくなる、よくある理由

### 文書にしても、見返されない
ルールを Google ドキュメントにまとめて共有ドライブに置いても、ファイルを保存するたびに開いて読む人はほとんどいません。長い説明になるほど、見返されなくなります。「日付・種類・件名の順で、区切りはアンダーバー」と説明するより、「20261005_見積書_サンプル商事」という実際の名前を1つ見せるほうが伝わります。

### 決めた人しか覚えていない
ルールを決めた人や、案内を受けたときにいた人は覚えています。あとから入った人、異動してきた人には伝わっていないことがよくあります。

### 書類の種類の言い方が揃っていない
「見積書」と「見積もり」、「議事録」と「打合せメモ」。同じ書類でも人によって言い方が違うと、名前の並びを揃えても検索で見つかりません。

## Google Workspace の標準の機能でできること
Google ドライブには、ファイル名の決まりを保存のときに知らせる機能はありません。標準の機能で運用するなら、次のような工夫になります。

共有ドライブやフォルダの先頭に、ルールを書いたファイルを置く(名前を「00_ファイル名の付け方」にして一覧の上に出す)。

ひな形のファイルに、正しい名前の例を付けておく。

定期的に一覧を見て、外れた名前を直してもらう。

どれも、「保存する人がその時に気づく」仕組みにはなりにくい点が課題です。

## 続けやすいルールの決め方
並びは3つまでにする(例: 日付・書類の種類・件名)。

日付の形を1つに決める(例: 20261005)。

書類の種類は一覧から選べるようにする(見積書・契約書・請求書・議事録・提案書など)。

区切りの記号と、最大の文字数を決める。

説明より、実際の名前の例を1つ出す。

## Workspace Assist なら、保存する人の画面にルールが出る
Workspace Assist では、管理者が管理画面の「ルール設定」でファイル名の付け方を決めると、社員がドライブでそのフォルダを開いたときに、右側のパネルにルールが表示されます。ルールを「覚えてもらう」のではなく、「置くときに目に入る場所に出す」考え方です。

社員はドライブの横でルールを確かめて、同じ付け方で保存する社員はドライブの横でルールを確かめて、同じ付け方で保存する名前の並び(日付・書類の種類・件名など)、日付の形、区切りの記号、最大の文字数を決められます。

書類の種類は一覧で登録します。社員が選ぶ言葉が揃うので、検索で見つけやすくなります。

ルールから組み立てた名前の例(たとえば「20261005_見積書_サンプル商事」)が出るので、説明を読まなくても形が分かります。

管理者が保存すると、社員のパネルに届きます。ルールを変えたときに、案内を出し直す必要はありません。

ファイル名を自動で書き換える機能ではありません。社員が保存するときに、正しい形をその場で確かめられるようにするものです。フォルダごとの置き場所の決まりも、同じ画面で決められます(→[共有ドライブのフォルダ構成と、置き場所のルールの決め方](/column/shared-drive-folder-rules/))。

### 参照した公式情報
確認日：2026-10-11。機能・提供条件は変更されるため、最新の公式情報もあわせて確認してください。

[共有ドライブのベスト プラクティスとヒント(Google Workspace ラーニング センター)](https://support.google.com/a/users/answer/9357691?hl=ja)

## いまの画面の横で、予定・共有・メモ・ToDo を。
Workspace Assist は、Chrome の右側のパネルで、カレンダーの空き時間・ドライブの共有先・Keep・ToDo を、いま見ている画面のまま使えるサービスです。30日間、無料で試せます。

[Workspace Assist を見る](/?src=column#features)[30日無料で試す](/trial/?src=column)1分で分かる形で見たい方は、[1分で分かる Workspace Assist](/assist-1min/?src=column) へ。