Gemini の使い方

# Gem と NotebookLM で社内ルールを覚えた AI を作る方法(会社の前提を Gemini と作る・部署ごとのノートブック・Gem に付ける)
執筆：UTNOA ｜ 情報確認日：2026-10-12

Gemini に頼むたびに会社の決まりから説明していないか。会社の前提と部署の資料を Google ドキュメントにまとめてノートブック(NotebookLM)に入れ、Gem に付けると、毎回その決まりを守って答えます。前提の文書を Gemini に質問してもらいながら作るプロンプトと、Gem に付ける手順、使うときの注意を説明します。

Gem と NotebookLM で社内ルールを覚えた AI を作る方法(会社の前提を Gemini と作る・部署ごとのノートブック・Gem に付ける)この記事の内容[先に知っておくこと](#section-1)

[1. 会社の前提を、Gemini に質問してもらいながら作る](#section-2)

[2. 部署の前提を作る(営業の例)](#section-3)

[3. ノートブックを作り、Gem に付ける](#section-4)

[この形にしておくと何が変わるか](#section-5)

[使うときに気をつけること](#section-6)

[Gem とノートブックを毎日すぐ開くには](#section-7)

Gemini に返信の下書きを頼むたびに、お客様の呼び方、金額は税込か税抜か、メールの署名を書き添えていないでしょうか。毎回の説明が面倒になり、結局は自分で書いてしまう、という声はよく聞きます。

会社の決まりは、一度 Google ドキュメントに書いてノートブック(NotebookLM)に入れ、Gem に付けておけば、Gemini が毎回それを読んでから答えます。ChatGPT などの外部の AI が使えず、Google Workspace の Gemini だけが許可されている会社でも、今の契約のまま作れます。

この記事では、架空の住宅リフォーム会社で実際に組んだ手順を、そのまま使えるプロンプトと一緒に説明します。

## 先に知っておくこと
Gem は、指示をあらかじめ覚えさせた Gemini です。「営業アシスタント」のように名前を付けて、何度でも呼び出せます。

ノートブックは、資料をまとめて入れておく箱です。NotebookLM は 2026年7月に Gemini Notebook に名前が変わり、Gemini アプリの左の一覧からも作れます。

会社の前提の文書は、会社の決まりを書いた Google ドキュメントです。AI に読ませるための社内ルールのメモになります。

メニューに「ノートブック」や「Gem」が出ない場合は、管理者が Gemini アプリ・Gemini Notebook・Workspace との連携をオンにしているかを確かめます。

**社内ルールを覚えた AI の組み立て**

1. 会社の前提を書く: 呼び方・金額の書き方・署名・やってはいけないことを Google ドキュメント1枚に
2. 部署の前提を書く: 料金表・よくある質問・担当者に回す相談を部署ごとに
3. ノートブックに入れる: 共通に1冊、部署ごとに1冊。資料は PDF ではなくドキュメントで
4. Gem に付ける: 営業の Gem には「共通」と「営業」の2冊を知識として付ける

## 1. 会社の前提を、Gemini に質問してもらいながら作る
いちばん手間がかかるのが、会社の前提の文書です。白紙から書かず、Gemini に1つずつ質問してもらい、答えていくだけで作れます。Gemini アプリ(gemini.google.com)の入力欄に、次の文をそのまま貼り付けて送ります。

あなたは、会社の決まりを文書にまとめる手伝いをする担当者です。
社内のAIに読ませる「会社の前提」という文書を、私と一緒に作ってください。
進め方
・質問は1回に1つだけしてください。私が答えたら、次の質問に進んでください。
・聞いてほしいことは次の8つです。
1. 会社の概要(何をしている会社か、人数、地域)
2. お客様の呼び方
3. 社内の言葉で、お客様向けには言い換えるもの
4. 金額の書き方(税込か税抜か など)
5. 約束してはいけないこと(値引き、納期 など)
6. メールの最後に付ける署名
7. AIに入力してはいけない情報
8. 文章の書き方(です・ます など)
・私が「わからない」「なし」と答えたものは、空けたまま次へ進んでください。
・私が言っていない決まりを、あなたが考えて足さないでください。
・8つ聞き終わったら、「会社の概要」「呼び方と言葉」「金額と約束の書き方」「メールの署名」「やってはいけないこと」「文章の書き方」の見出しで、1項目1〜2行の文書にまとめてください。
では、1つ目の質問をお願いします。送ると、Gemini が1つ目の質問をしてきます。ふだん同僚に説明する言葉で答えていけば十分です。

画面: Gemini が会社の概要から1つずつ質問してくる

8つ答え終わると、見出しつきの文書にまとまります。

画面: 8つの答えが、見出しつきの「会社の前提」にまとまった

プロンプトの中で大事なのは、次の3行です。「質問は1回に1つだけ」は、答える側が迷わないためです。「わからない・なしは空けたまま」は、無理に埋めないためです。空いた所は、あとで分かる人に聞いて足します。「言っていない決まりを足さない」は、AI がそれらしい決まりを作ってしまうのを防ぐためです。

できた答えの下の「︙」(その他のオプション)から「Google ドキュメントにエクスポート」を選ぶと、ドライブにドキュメントとして保存されます。名前を「【共通】会社の前提」に変え、最初のあいさつと最後の「修正があればお知らせください」の行を消しておきます。

画面: 答えの下のメニューから「Google ドキュメントにエクスポート」を選ぶ

会話より表を埋めるほうが楽な場合は、新しい Google ドキュメントを開き、画面の下の「Gemini で文章を作成する」欄に「社内のAIに読ませる『会社の前提』という文書のひな形を作ってください」と、見出し6つ・各見出しに質問と記入欄と例を付けるよう頼んでも作れます。ドキュメントの Gemini はドライブの資料も参照するため、例の行に自社の内容が入ることがあります。例はそのまま残さず、確かめてから使います。

## 2. 部署の前提を作る(営業の例)
次は部署ごとの文書です。営業なら、料金・工期・よく聞かれる質問・担当者に回す相談をまとめます。

社内のAIに読ませる「営業の前提」という文書を、私と一緒に作ってください。お客様からの問い合わせや見積もりの相談に、AIが答えるときに読む文書です。
進め方
・質問は1回に1つだけしてください。私が答えたら、次の質問に進んでください。
・聞いてほしいことは次の7つです。
1. 主な商品やサービスと、標準の料金(税込)
2. 料金に含まれるもの、含まれないもの
3. 納期や工期の目安
4. よく聞かれる質問と、その答え(3つまで)
5. 問い合わせから契約までの流れ
6. 支払いの条件
7. AIでは答えず、担当者に回す相談(値引き、クレームなど)
・料金表やよくある質問の資料を貼り付けたときは、そこから読み取って、聞かなくてよい質問は飛ばしてください。
・私が言っていない金額や条件は作らず、わからない所は「(確認中)」と書いてください。
・聞き終わったら、項目ごとに見出しを付けて、1項目1〜2行の文書にまとめてください。
では、1つ目の質問をお願いします。手元の料金表とよくある質問を、最初の答えとしてそのまま貼るのがこつです。架空の会社の資料を貼ったところ、7つのうち6つを資料から読み取り、残りの1つ(担当者に回す相談)だけを聞いてきました。

画面: 資料から6つを読み取り、残りの1つだけを質問してきた

できた文書は、一度だけ人が読み返します。今回は「料金に含まれるもの」に、資料には無い言い方(回数券は料金に含まれます)が「(確認中)」の印つきで入っていました。印の付いた所を直してから保存します。経理なら締め日・出し方・対象になる経費、総務なら入社の手続き・休みの取り方のように、7つの質問を入れ替えればほかの部署でも同じように作れます。

## 3. ノートブックを作り、Gem に付ける
Gemini アプリの左の「ノートブックを新規作成」から、「共通｜会社の前提」「営業｜見積もりと提案」のように部署ごとに作り、「ソースを追加」→「ドライブから追加」でドキュメントを入れます。ファイルの選択画面には、名前ではなくドキュメントの URL を貼ると1件だけ出るので、選び間違えません。

資料は PDF ではなく Google ドキュメントにしておきます。ドキュメント・スプレッドシート・スライドは元のファイルの変更にノートブックが自動で追いつきますが、PDF やアップロードしたファイルは追いつきません。

次に Gem マネージャーの「Gem を作成」で、名前・説明・指示を入れます。

あなたはサンプル工務店の営業担当を手伝うアシスタントです。
知識に入っている2冊のノートブックを、次の順番で使ってください。
1. 「共通｜会社の前提」：呼び方、金額と工期の書き方、署名、やってはいけないこと。どの回答でも必ず守ります。
2. 「営業｜見積もりと提案」：料金、工期の目安、よくある質問の答え。
ノートブックに書かれていない金額や条件は作らず、「担当者に確認します」と書いてください。
返信の下書きを頼まれたら、件名と本文を分けて出してください。「知識」の「＋」を押すと、メニューのいちばん下に「Gemini Notebook」があります。画面が小さいと隠れるので、見えない場合は下へ送ります。2冊にチェックを入れて「追加」を押します。

画面: Gem の知識に、共通と営業のノートブックを2冊同時に選ぶ

この Gem に、浴室のリフォームの問い合わせへの返信を頼むと、宛名は「お施主様」、金額は税込、工期は「目安は4〜5日、現地調査のあとに確定」、最後に署名と電話番号が入った下書きが出ました。各文に根拠のドキュメントの印が付くので、どこに書いてあるかもすぐ確かめられます。

画面: 共通の決まりと営業の資料の両方を守った返信の下書き

## この形にしておくと何が変わるか
毎回の前提の説明がいらなくなります。使う人は質問を書くだけです。

直すのはドキュメント1か所で済みます。料金表の金額を書き換えると、約2分で Gem の答えも新しい金額に変わりました。Gem の作り直しも、資料の入れ直しも要りませんでした。

誰が聞いても同じ決まりで答えます。入ったばかりの人でも、同じ呼び方・同じ料金・同じ署名の下書きになります。

ノートブックに入れていない資料も、頼めばドライブから探して答えます。探せるのは、その人がもともと開ける資料だけです。

AI のために書いた前提の文書は、そのまま人が読むマニュアルにもなります。

画面: 料金表のドキュメントを直すと、同じ Gem の答えも変わった

画面: 営業の Gem が、ドライブの経費精算のルールを探して答えた

## 使うときに気をつけること

> 注意
> ノートブックの指示欄は、Gem の知識として使うと効きませんでした。守らせたい決まりは、前提の文書か Gem の指示に書きます。

ノートブックを知識に付けた Gem は、共有できません。共有できるのは、知識が端末からアップロードしたファイルかドライブのファイルのときだけです。チームで使う場合は、ノートブックを部署のメンバーに共有し、Gem は各自で作ります。

Workspace の Business と Enterprise では、2027年3月1日から Gem の作成・編集・利用ができなくなり、スキルへ自動で移ります。2026年10月12日の時点で、Gemini アプリのスキルは個人アカウントだけが対象です。手間をかけるのは Gem の指示ではなく、前提の文書とノートブックの側にしておくと、移ったあとも使い回せます。

AI が作った文書や返信は、送る前に人が確かめます。

## Gem とノートブックを毎日すぐ開くには
Gem は、使うたびに Gemini の「Gem」の画面を開いて選ぶ必要があります。Workspace Assist を入れた Chrome では、自分で作った Gem が Gemini の左の一覧に並び、よく使う Gem をいちばん上に固定できます。Gemini Notebook でノートブックを開いているときは、画面の右側に自分のノートブックの一覧が出るので、部署のノートブックをすぐ切り替えられます。

画面: Workspace Assist を入れると、Gem の一覧とノートブックの一覧がすぐ出る

### 参照した公式情報
確認日：2026-10-12。機能・提供条件は変更されるため、最新の公式情報もあわせて確認してください。

[Gem からスキルへの移行について(Gemini アプリ ヘルプ)](https://support.google.com/gemini/answer/18560919?hl=ja)

[Gemini アプリでスキルを作成、管理する(Gemini アプリ ヘルプ)](https://support.google.com/gemini/answer/17094296?hl=ja)

[Google Workspace アプリを Gemini Apps に接続する(Gemini アプリ ヘルプ)](https://support.google.com/gemini/answer/15229592?hl=ja)

[Gemini による Workspace データへのアクセスのコントロール(Google Workspace ラーニング センター)](https://support.google.com/a/users/answer/17010577?hl=ja)

[Gem の共有と管理者の設定(Google Workspace Updates)](https://workspaceupdates.googleblog.com/2025/09/gem-sharing-gemini-app-workspace.html)

[NotebookLM の Drive 自動同期(Google Workspace Updates)](https://workspaceupdates.googleblog.com/2026/05/keep-your-sources-up-to-date-with-automatic-Drive-syncing-in-NotebookLM.html)

## よく使う Gem とノートブックを、いまの画面の横から。
Workspace Assist は、Chrome の右側のパネルで、自分で作った Gem や Gemini Notebook のノートブック、カレンダーの空き時間、ドライブの共有先を、いま見ている画面のまま開けるサービスです。30日間、無料で試せます。

[Workspace Assist を見る](/?src=column#features)[30日無料で試す](/trial/?src=column)使い方を社内に広げる進め方から相談したい方は、[無料の活用診断](/diagnosis/?src=column)へ。