Google ドライブの共有の点検

# 社員全員のマイドライブまで含めて、Google ドライブの共有を棚卸しする方法
執筆：UTNOA ｜ 情報確認日：2026-10-18

共有ドライブだけを確かめても、社員のマイドライブから出した共有は残ります。全社の共有の棚卸しで確かめる4つのこと、手作業でかかる時間、Google の標準の機能でできることとできないこと、共有ドライブと全員のマイドライブをまとめて点検する方法を説明します。

社員全員のマイドライブまで含めて、Google ドライブの共有を棚卸しする方法この記事の内容[棚卸しで確かめる4つのこと](#section-1)

[手作業でやると、どれくらいかかるか](#section-2)

[Google の標準の機能でできること・できないこと](#section-3)

[Workspace Check なら、全員のマイドライブまでまとめて点検できる](#section-4)

[続けるための決め方](#section-5)

[どれだけ時間が減るか(試算)](#section-6)

取引先から届いたセキュリティのチェックシートに、「共有の設定を定期的に点検していますか」という質問がある。共有ドライブはときどき見ているが、社員それぞれのマイドライブから誰に何を共有しているかまでは分からない。そう答えるしかない会社は少なくありません。

この記事では、全社の共有の棚卸しで確かめることと、手作業でかかる時間、Google の標準の機能でできることとできないこと、共有ドライブと社員全員のマイドライブをまとめて点検する方法を説明します。

社員全員のマイドライブまで含めた共有の棚卸しは、ファイルとフォルダが6,000件ある会社で、1年に約210時間かかる計算です。Workspace Check で一度に点検すれば、そのうち約200時間を減らせます(前提と計算は「どれだけ時間が減るか(試算)」にまとめています)。

## 棚卸しで確かめる4つのこと

**共有の棚卸しで確かめること**

| 確かめること | 残しておくと起きること |
|---|---|
| リンクを知っている全員 | リンクが転送されれば、社外の知らない人も開ける |
| 個人のメールアドレス | 退職や取引の終了のあとも、会社の管理の外で開ける |
| 許可していない会社 | 取引が終わった会社や、知らない会社が開ける |
| 動いていないアカウント | 退職した人の持ち物の共有が、誰も管理しないまま残る |

それぞれの見つけ方は、[「リンクを知っている全員」の一覧](/column/google-drive-anyone-with-link-list/)・[個人の Gmail への共有](/column/google-drive-personal-account-sharing/)・[許可していない会社への共有](/column/google-drive-external-domain-check/)・[使われていないアカウント](/column/google-workspace-inactive-accounts/)で説明しています。

## 手作業でやると、どれくらいかかるか
社員30人の会社でも、ファイルとフォルダは数千件になります。共有の画面を開いて相手と設定を見るのに1件30秒としても、6,000件なら50時間です。しかも管理者は、社員のマイドライブを普段の画面から開けません。社員一人ひとりに自分のファイルを確かめてもらうことになり、確かめたかどうかも残りません。

## Google の標準の機能でできること・できないこと

**全社の共有を調べる方法**

| 方法 | 分かること | 使えるエディション |
|---|---|---|
| ドライブのログイベント | 共有の設定を変えた記録(誰が・いつ・何を) | Business を含む多くのエディション |
| ドライブのインベントリ レポート | 全部のファイルと権限を BigQuery に書き出す(一覧の画面ではなく、集計は SQL を自分で書く) | Enterprise などの上位のエディション |
| 社員が自分で確かめる | 1件ずつ、共有の画面で | すべて |

ログは「変えたこと」の記録なので、ログが残る期間より前からある共有や、最初に作ったときの共有は分かりにくくなります。共有を変えた人を確かめる方法は、[見積書の共有を変えたのは誰か。Google ドライブのログで確かめる方法](/column/google-drive-sharing-change-log/)で説明しています。

## Workspace Check なら、全員のマイドライブまでまとめて点検できる
Workspace Check は、Google Workspace のドメイン全体の委任を使って、共有ドライブと社員全員のマイドライブのファイル・フォルダの共有を読み取る点検のサービスです。

点検すると、結果を4つのアラートに分け、件数と危険度、前回との差、対応の進み具合を最初の画面に出します。

権限マップで社員の名前を入れると、その人のマイドライブの中のファイルと共有を、フォルダのツリーのまま確かめられます。

読むのはファイルの名前と共有の設定だけで、中身は読みません。点検は御社のブラウザと Google の間だけで動き、UTNOA のサーバーには送りません。

準備は、特権管理者がログインして、画面のボタンで御社の Google Cloud に点検専用のプロジェクトを作り、管理コンソールでドメイン全体の委任を承認するだけです。約10分で、コマンドは要りません。

画面: 概要の画面。4つのアラートの件数と、前回との差・対応の進み具合が出る(見本のデータ)

画面: 権限マップ。社員の名前で開いたマイドライブの中の共有(見本のデータ)

## 続けるための決め方
点検の日を決める(例: 毎月の第1営業日)。

点検する人と、結果を確かめる責任者を決める。

結果は、秘匿の共有ドライブの中に月ごとに残す([アクセス権の見直しの記録を残す方法](/column/access-review-record-isms/))。

1回目は件数が多くても、2回目からは前回から増えた分を直すだけになります。

## どれだけ時間が減るか(試算)
試算の前提: 社員30人の会社で、ファイルとフォルダが6,000件あり、3か月に1回(年4回)共有を棚卸しする場合。共有の画面を1件ずつ開いて確かめるのを1件30秒、結果をまとめるのを1回2時間とし、Workspace Check では点検と結果の確認・まとめを1回1時間としています。

**共有の棚卸し(ファイル6,000件・1年)**

| 作業(回数) | いま | Workspace Check | 1年で減る時間 |
|---|---|---|---|
| ファイルの共有を1件ずつ確かめる(6,000件 × 年4回) | 30秒 | 点検で一度に | 約200時間 |
| 結果をまとめる(年4回) | 2時間 | 1時間 | 約4時間 |

合計で、1年に約200時間の作業が減ります。時給1,500円で換算すると、約31万円分の時間です。

年に数日かかる作業は先送りになりがちですが、1回1時間なら毎月でも続けられます。

### 参照した公式情報
確認日：2026-10-18。機能・提供条件は変更されるため、最新の公式情報もあわせて確認してください。

[ドライブのログイベント(Google Workspace 管理者ヘルプ)](https://knowledge.workspace.google.com/admin/reports/drive-log-events?hl=ja)

[Enhanced external sharing insights now available in Drive Inventory Reporting(Google Workspace Updates、2026年8月17日)](https://workspaceupdates.googleblog.com/2026/08/enhanced-external-sharing-insights-now-available-in-Drive-Inventory-Reporting.html)

[Google ドライブのファイルを共有する(Google ドライブ ヘルプ)](https://support.google.com/drive/answer/2494822?hl=ja)

[Schema and example queries for Drive inventory exports in BigQuery(Google Workspace 管理者ヘルプ)](https://knowledge.workspace.google.com/admin/reports/schema-and-example-queries-for-drive-inventory-exports-in-bigquery?hl=en)

## Workspace Check
Workspace Check は、共有ドライブと社員全員のマイドライブの共有をまとめて点検し、危ない共有を4つのアラートに分けて、一覧・CSV・報告書にするサービスです。14日間、無料で試せます。

[Workspace Check を見る](/workspace-check/?src=column)[14日間無料トライアル](https://check.utnoa.com/)1分で分かる形で見たい方は、[1分で分かる Workspace Check](/workspace-check/1min/?src=column) へ。