Google Workspace でのタスク管理

# スマートフォンの Google ToDo で完了にした仕事を、チームに伝える方法
執筆：UTNOA ｜ 情報確認日：2026-10-11

外出先で終えた仕事を、会社に戻ってから報告し直していないか。スマートフォンから仕事の完了をチームに伝える方法と、Google ToDo で完了にするとチームのボードも進む仕組みを説明します。

スマートフォンの Google ToDo で完了にした仕事を、チームに伝える方法この記事の内容[スマートフォンでよく使われる方法](#section-1)

[「完了の報告」を1回で済ませるには](#section-2)

[Workspace Board なら、ToDo で完了にするとボードも進む](#section-3)

[外出の多いチームで決めておくこと](#section-4)

お客様先で書類を受け取った。帰りの電車でスマートフォンの ToDo を開き、「書類を受け取る」を完了にする。ところが、チームの管理表は会社のパソコンで開くもの。夕方に戻ってから表を開き、同じ仕事を「完了」に書き換え、Chat でも「受け取りました」と報告する。外で終えた仕事ほど、報告がひと手間増えます。

この記事では、外出先で終えた仕事を、スマートフォンからチームに伝える方法を説明します。

## スマートフォンでよく使われる方法

### Chat で報告する
Google Chat のアプリで「受け取りました」と送る方法です。すぐに伝わりますが、管理表は別に更新する必要があります。

### Chat のスペースのタスクを完了にする
Chat のスペースで割り当てられたタスクなら、スマートフォンの Chat や ToDo のアプリで完了にすると、スペースのタスクも完了になります。ただし、担当は1人だけで、チームの全体の状況を一覧で見る画面にはなりません。

### 管理表をスマートフォンで開いて書き換える
スプレッドシートの管理表をスマートフォンで開く方法です。画面が小さく、行を探して書き換えるのは手間がかかります。

## 「完了の報告」を1回で済ませるには
チームのタスク管理と、自分の ToDo がつながっていれば、自分の ToDo を完了にするだけで報告が済みます。逆につながっていないと、どんなに便利なアプリでも、どこかで書き写しが発生します。

## Workspace Board なら、ToDo で完了にするとボードも進む
Workspace Board は、Google Workspace のアカウントで使うチームのタスク管理サービスです。自分が担当のタスクは、ボードと同じ名前の Google ToDo リストに入ります。

スマートフォンのブラウザでもボードを開ける(見本のデータ)スマートフォンのブラウザでもボードを開ける(見本のデータ)スマートフォンの Google ToDo アプリで完了にすると、次の同期でボードも「完了」に移ります。確認が必要なタスクは「確認待ち」に移ります。

Google ToDo のメモには、状態・進捗率と、ボードで開くリンクが入っています。外出先でも、仕事の状態が分かります。

スマートフォンのブラウザで Workspace Board を開いて、ボードや一覧を見ることもできます。

同期は、Workspace Board を開いている間に行います。画面を閉じている間は同期しないので、外出先で完了にしたタスクは、誰かが Workspace Board を開いたとき(自分がパソコンで開いたときを含む)に、ボードへ反映されます。すぐに反映したいときは、スマートフォンのブラウザで Workspace Board を開いてください。

タスクのデータは、御社の Google ドライブのスプレッドシートに保存され、UTNOA のサーバーには送りません。

## 外出の多いチームで決めておくこと
外出先で終えた仕事は、ToDo で完了にするだけでよい、と決めます。Chat での報告は、相手に伝えたいことがあるときだけにします。

確認が必要な仕事(受け取った書類の確認など)は、タスクに確認する人を決めておきます(→[確認をお願いした仕事が止まらないようにする方法(Google Chat への確認依頼)](/column/google-chat-review-request/))。

二重に書かないための考え方は、[チームのタスクと自分の Google ToDo を二重に書かない方法](/column/google-tasks-team-sync/)で説明しています。

### 参照した公式情報
確認日：2026-10-11。機能・提供条件は変更されるため、最新の公式情報もあわせて確認してください。

[Google Chat でタスクを作成して割り当てる(Google Tasks ヘルプ)](https://support.google.com/tasks/answer/9920628?hl=ja)

[共有タスクのスタートガイド(Google Tasks ヘルプ)](https://support.google.com/tasks/answer/11549608?hl=ja)

## Google ToDo を、チームのタスク管理に。
Workspace Board は、Google Workspace のアカウントのまま使えるチームのタスク管理です。カンバン・一覧・ガントチャートで担当・期限・進捗率を共有し、自分の担当は Google ToDo にも入ります。30日間、無料で試せます。

[Workspace Board を見る](/workspace-board/?src=column)[30日無料で試す](/workspace-board/trial/?src=column)画面ごとの使い方は、[Workspace Board のマニュアル](/workspace-board/manual/?src=column)にまとめています。