Google Workspace でのタスク管理

# Google ToDo をチームで使うときの限界と、Workspace Board との違い
執筆：UTNOA ｜ 情報確認日：2026-10-11

Google ToDo をチームのタスク管理に使おうとして困る5つのこと(状態は完了か未完了だけ、ボードがない、日程を並べられない、担当は1人、割り当ては Chat とドキュメントの中だけ)と、その解決を比べて説明します。

Google ToDo をチームで使うときの限界と、Workspace Board との違いこの記事の内容[Google ToDo をチームで使うときに困ること](#section-1)

[比べると、こう違う](#section-2)

[Google ToDo はそのまま使える](#section-3)

[向いていない使い方](#section-4)

Google Workspace を使っているなら、タスク管理も Google ToDo でそろえたい。そう考えて、チームの仕事を ToDo で管理しようとすると、しばらくして「チームで使うには足りない」と感じる場面が出てきます。Google ToDo は、自分のやることを管理するためにはとても便利な道具です。足りなく感じるのは、チームで使う前提の機能が少ないからです。

この記事では、Google ToDo をチームで使うときに困ることと、その解決を比べて説明します。

## Google ToDo をチームで使うときに困ること

### 状態は「完了」か「未完了」だけ
半分まで進んだ、確認を待っている。そうした途中の状態も、進み具合の割合も残せません。

### チームで見渡すボードがない
「未着手・作業中・確認待ち」の列に仕事を並べて、流れを見渡す画面はありません。

### 日程を横に並べる画面がない
開始日から期限までを横に並べて、日程の重なりや遅れを確かめる画面はありません。

### 人に振れるのは、Chat のスペースとドキュメントの中だけ
チームのタスクがスペースや資料ごとに散らばり、全体を1か所で確かめられません。

### 担当は1人しか選べない
2人で進める仕事でも、担当にできるのは1人です。もう1人の Google ToDo には入りません。

あわせて、Chat のスペースからチームに割り当てたタスクには、サブタスクや繰り返しを付けられません。

## 比べると、こう違う
進み具合を残す: Google ToDo は「完了」と「未完了」の2つだけ。Workspace Board は、未着手・作業中・確認待ちなどの列を自由に作れ、進捗率も%で残せます。

仕事の流れを見る: Google ToDo はリストで並べるだけ。Workspace Board は、カンバン・一覧・ガントチャート(日・週・月)を切り替えて見られます。

チームで共有する: Google ToDo は Chat のスペースかドキュメントの中で割り当て。Workspace Board は、ボードを Google グループやメールアドレスと共有します。

担当を決める: Google ToDo は1つのタスクに1人。Workspace Board は10人まで、全員の Google ToDo に入ります。

仕事を分ける・くり返す: Chat のスペースで作ったタスクは、サブタスクも繰り返しも登録できません。Workspace Board は、サブタスクに担当と期間を付けられ、毎日・毎週・毎月の繰り返しも付けられます。

確認を頼む: Google ToDo に確認を頼む仕組みはありません。Workspace Board は、確認する人を決めて「確認待ち」へ移し、Google Chat に依頼を届けられます。

期限切れに気づく: Google ToDo には、チームの遅れをまとめて見る画面はありません。Workspace Board は、期限を過ぎたタスクを毎朝 Chat とメールで担当者に知らせられます。

Workspace Board のボード: 担当者・期限・進捗率・確認先がカードに出る(見本のデータ)Workspace Board のボード: 担当者・期限・進捗率・確認先がカードに出る(見本のデータ)
## Google ToDo はそのまま使える
Workspace Board を使っても、Google ToDo をやめる必要はありません。自分が担当のタスクは、ボードと同じ名前の Google ToDo リストに入り、ToDo で完了にするとボードも進みます。個人のやることは Google ToDo、チームの仕事は Workspace Board、と使い分けられます。

タスクのデータは、ボードごとに御社の Google ドライブのスプレッドシートに保存されます。Workspace Board の画面から Google へ直接つなぐため、UTNOA のサーバーには送らない作りです。解約しても、スプレッドシートは御社のドライブに残ります。

## 向いていない使い方
変更の履歴は残りますが、スプレッドシートの編集権限を持つ人は、シートを直接書き換えられます。改ざんできない監査の記録や、強制的な承認の仕組みが必要な用途には向いていません。

### 参照した公式情報
確認日：2026-10-11。機能・提供条件は変更されるため、最新の公式情報もあわせて確認してください。

[共有タスクのスタートガイド(Google Tasks ヘルプ)](https://support.google.com/tasks/answer/11549608?hl=ja)

[Google Chat でタスクを作成して割り当てる(Google Tasks ヘルプ)](https://support.google.com/tasks/answer/9920628?hl=ja)

[Google ToDo リストの使い方(Google Tasks ヘルプ)](https://support.google.com/tasks/answer/7675772?hl=ja)

## Google ToDo を、チームのタスク管理に。
Workspace Board は、Google Workspace のアカウントのまま使えるチームのタスク管理です。カンバン・一覧・ガントチャートで担当・期限・進捗率を共有し、自分の担当は Google ToDo にも入ります。30日間、無料で試せます。

[Workspace Board を見る](/workspace-board/?src=column)[30日無料で試す](/workspace-board/trial/?src=column)画面ごとの使い方は、[Workspace Board のマニュアル](/workspace-board/manual/?src=column)にまとめています。