Google Workspace でのタスク管理

# チームのタスクと自分の Google ToDo を二重に書かない方法
執筆：UTNOA ｜ 情報確認日：2026-10-11

チームの管理表と、自分の Google ToDo に同じタスクを書いていないか。二重に書くと起きることと、自分の担当だけが Google ToDo に自動で入り、完了がチームの画面に戻る仕組みを説明します。

チームのタスクと自分の Google ToDo を二重に書かない方法この記事の内容[二重に書くと起きること](#section-1)

[Google Workspace の標準でできること](#section-2)

[決めておくとよいこと](#section-3)

[Workspace Board なら、自分の担当が Google ToDo に自動で入る](#section-4)

チームのタスク管理表に「見積を送る(担当: 自分)」と書いてある。自分の Google ToDo にも同じことを書く。終わったら ToDo で完了にして、管理表も完了に書き換える。どちらかを忘れると、表は「未完了」のまま残り、上司から「あれ終わった?」と聞かれる。同じタスクを2か所に書くと、手間だけでなく、食い違いも生まれます。

この記事では、チームのタスクと自分の ToDo を二重に書かずに済ませる方法を説明します。

## 二重に書くと起きること
書き写す手間が、タスクの数だけかかります。

片方だけ更新して、もう片方が古くなります。チームの表を見た人が、間違った状況を信じてしまいます。

期限や内容が変わったときに、どちらが正しいか分からなくなります。

## Google Workspace の標準でできること
Google Chat のスペースや Google ドキュメントで割り当てられたタスクは、担当者の Google ToDo に入ります。スペースで完了にすれば、ToDo でも完了になります。この仕組みは便利ですが、次のような制限があります。

担当にできるのは1人だけです。

チームのタスクは、スペースや資料ごとに分かれます。

Chat のスペースで作ったタスクには、サブタスクや繰り返しを付けられません。

## 決めておくとよいこと
道具に関わらず、「どちらを正とするか」を決めておくと、食い違いが減ります。

チームのタスクの正は、チームの画面(ボードや表)にする。

自分の ToDo は、チームの画面から入ってくるものと、自分だけのものに分ける。

完了にするのは、どちらか1か所にする。

## Workspace Board なら、自分の担当が Google ToDo に自動で入る
Workspace Board は、Google Workspace のアカウントで使うチームのタスク管理サービスです。自分が担当のタスクは、ボードと同じ名前の Google ToDo リストに自動で入ります。

自分の担当が Google ToDo に入る。メモには状態・進捗率とボードのリンク(見本のデータ)自分の担当が Google ToDo に入る。メモには状態・進捗率とボードのリンク(見本のデータ)Google ToDo のメモには、状態・進捗率・開始日と、ボードで開くリンクが入ります。

Google ToDo で完了にすると、次の同期でボードも「完了」に移ります。確認が必要なタスクは「確認待ち」に移ります。

Google ToDo で、ボードのリストに足したタスクは、自分の担当としてボードに入ります。名前・期限・メモの変更もボードに戻ります。両方で変えた場合は、ボードの内容を優先します。

担当から外れたタスクは、Google ToDo で完了になり、メモに「このボードでの担当から外れました。」と入ります。

同期は、Workspace Board を開いている間に行います(変更の直後・画面に戻ったとき・表示中は30分ごと)。画面を閉じている間は同期しないので、Google ToDo で完了にしたタスクは、次に Workspace Board を開いたときにボードへ反映されます。すぐに同期したいときは「Tasks同期」を押します。

タスクのデータは、御社の Google ドライブのスプレッドシートと Google ToDo の間で、利用者のブラウザから直接やりとりします。UTNOA のサーバーには送りません。

外出先で ToDo を完了にする使い方は、[スマートフォンの Google ToDo で完了にした仕事を、チームに伝える方法](/column/google-tasks-mobile-complete/)で説明しています。

### 参照した公式情報
確認日：2026-10-11。機能・提供条件は変更されるため、最新の公式情報もあわせて確認してください。

[共有タスクのスタートガイド(Google Tasks ヘルプ)](https://support.google.com/tasks/answer/11549608?hl=ja)

[Google Chat でタスクを作成して割り当てる(Google Tasks ヘルプ)](https://support.google.com/tasks/answer/9920628?hl=ja)

## Google ToDo を、チームのタスク管理に。
Workspace Board は、Google Workspace のアカウントのまま使えるチームのタスク管理です。カンバン・一覧・ガントチャートで担当・期限・進捗率を共有し、自分の担当は Google ToDo にも入ります。30日間、無料で試せます。

[Workspace Board を見る](/workspace-board/?src=column)[30日無料で試す](/workspace-board/trial/?src=column)画面ごとの使い方は、[Workspace Board のマニュアル](/workspace-board/manual/?src=column)にまとめています。