Google Workspace の導入と管理

# Google Workspace Studio で最初に作る自動化3つ(毎朝の未読のまとめ・自分の決裁が要るメール・請求書の添付の保存)
執筆：UTNOA ｜ 情報確認日：2026-10-12

毎朝、受信トレイを上から順に見ていく時間は、Google Workspace Studio で減らせます。最初に作るとよい3つのフロー(毎朝の未読メールのまとめを Chat に届ける・自分の決裁が要るメールにスターとタスク・請求書の添付をドライブに保存)の作り方と、作る前に知っておく注意を説明します。

Google Workspace Studio で最初に作る自動化3つ(毎朝の未読のまとめ・自分の決裁が要るメール・請求書の添付の保存)この記事の内容[1本目: 毎朝の未読メールのまとめを Chat に届ける](#section-1)

[2本目: 自分の決裁が要るメールだけ、スターとタスクにする](#section-2)

[3本目: 請求書のメールの添付を、ドライブに保存する](#section-3)

[作る前に知っておくこと](#section-4)

毎朝、受信トレイを上から順に見ていく5分があります。承認の依頼や押印の依頼が埋もれ、届いた請求書の PDF を1件ずつダウンロードしてフォルダに入れ直す。どれも、Google Workspace Studio で自動にできる受け渡しです。

この記事では、Studio で最初に作るとよい3つのフローを、そのまま真似できる形で説明します。Studio は studio.workspace.google.com から開きます。使えるかどうかは、エディションと管理者の設定によって変わります。開き方と全体の仕組みは、[Google Workspace Studio でできること・始め方(開始条件とステップ・会議のメモ・共有ドライブへの移動・上限)](/column/google-workspace-studio-guide/)で説明しています。

## 1本目: 毎朝の未読メールのまとめを Chat に届ける
前の日に届いた未読のメールを Gemini が読み、急ぎのもの・会議の話・その他に分けた要約を、毎朝 Chat に届けます。

開始条件で「設定したスケジュールで実行」を選び、平日の朝の時刻にします。

ステップで「未読メールを要約」を選びます。要約の指示は最初から入っているので、設定するのは対象の期間だけです。毎朝動かすなら「昨日」にします。

ステップで「Chat で通知する」を選びます。メッセージにあいさつを書いたあと、「変数」から「未読メールを要約」の結果を差し込みます。前のステップの結果は、手で書かずに必ず変数で入れます。

テスト実行で中身を確かめてから、「オンにする」を押します。自分の Chat に届くだけなので、誰にも迷惑がかからず、効いているかが翌朝すぐ分かります。最初の1本には、これがおすすめです。

## 2本目: 自分の決裁が要るメールだけ、スターとタスクにする
受信トレイで困るのは、量より「自分が動かないと止まるもの」が埋もれることです。Gemini に見分けてもらい、当てはまるものだけにスターを付けて、タスクに積みます。

開始条件で「メールの受信時」を選びます。判断は次のステップの Gemini に任せるので、ここでは絞りません。

ステップで「決定」を選びます。Gemini に真か偽かだけを答えさせるステップで、選ぶと条件分岐が下に付きます。指示は自分の言葉に書き換えます。指示の下にある「送信者」「件名」「内容」のチップは消さないでください。

あなたは受信トレイの見張り役です。このメールが「自分が承認・決裁・署名・返信をしないと先に進まないもの」かどうかを判断してください。
見積の承認の依頼、契約書の押印の依頼、稟議、日程の可否を聞かれているものは真とします。
通知、広告、ニュースレター、請求書の控え、CC で回ってきただけのもの、読むだけで終わるものは偽とします。分岐の中に「メールにスターを付ける」を入れます。どのメールに付けるかは、開始条件で受け取ったメールが自動で入ります。

同じ分岐の中に「タスクを作成する」を入れ、題に「要対応: 」と書いてから、変数でメールの件名を差し込みます。

テストでは、判断の理由も返ってくるので、なぜ真や偽になったかを追えます。決まったルールで振り分けるフィルタとの違いはここです。

## 3本目: 請求書のメールの添付を、ドライブに保存する
開始条件で「メールの受信時」を選び、「特定のメール」に切り替えて、含まれる語句に「請求書」と入れます。

ステップで「メールの添付ファイルをドライブに追加」を選び、保存先のフォルダを選んで、添付ファイルに変数を入れます。

ドライブに入るのは、実際に添付されているファイルだけです。本文にリンクで貼られたファイルは対象外です。慣れたら、「抽出」のステップで発行元・金額・支払期日を抜き出し、スプレッドシートに1行足すところまで伸ばせます。まず動くものを1本持ってから伸ばします。

## 作る前に知っておくこと
テスト実行は、本物の操作を実行します。メールの送信・ファイルの更新・会議の設定が実際に行われます。この3本はどれも送信をせず、通知・下書き・保存のどれかで止まるので、最初の練習に向いています。送信を含むフローは、慣れてから作ります。

メールの宛先は、手で打たずに候補から選びます。手で入力した文字は受け付けられません。

ファイルの移動など影響の大きい操作は、組織のポリシーに応じて、実行の前に承認を求められます。社内の承認の流れを組み込みたいときは、Chat で依頼し、人がスプレッドシートの状態の列を書き換え、その変更を「シートの変更時」で拾う別のフローを動かす、のようにフローを分けて作れます。

作れるフローは最大25個、1つのフローのステップは最大20個です。

作ってみて止まったら、たいていの原因は「変数を入れずに手で書こうとしている」か「もう一度お試しください、で諦めている」のどちらかです。表示されたら、もう一度実行してみてください。

### 参照した公式情報
確認日：2026-10-12。機能・提供条件は変更されるため、最新の公式情報もあわせて確認してください。

[Google Workspace Studio の上限について(Workspace Studio ヘルプ)](https://support.google.com/workspace-studio/answer/16765942?hl=ja)

[[仕事用アカウント] Workspace Studio の開始条件とステップに関するガイド(Workspace Studio ヘルプ)](https://support.google.com/workspace-studio/answer/16765661)

## 整えた設定を、毎日の画面で使う。
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