# 共有ドライブの「リンクを知っている全員」を棚卸しする手順 | UTNOA

Google Workspaceの導入と管理

# 共有ドライブの「リンクを知っている全員」を棚卸しする手順

執筆：UTNOA ｜ 情報確認日：2026-09-22

共有ドライブのリンク共有を見直すときの対象範囲、共有画面とログの確認、業務を止めずに権限を直す手順を整理します。

この記事の内容
- [最初に、何を「棚卸しした」と言うかを決める](#section-1)

- [手順1：対象ファイルと確認表を用意する](#section-2)

- [手順2：共有画面で、いまの権限を見る](#section-3)

- [手順3：ログは、最近の変更を探す補助に使う](#section-4)

- [手順4：必要な共有を残して、不要な共有を直す](#section-5)

- [一度きりで終わらせない、確認表の使い方](#section-6)

共有ドライブのリンク共有を見直すときは、対象の一覧を作る、現在の共有状態を確かめる、担当者と直し方を決める、の順で進めます。「リンクを知っている全員」を見つけたら即座に解除する、という進め方では取引先の作業を止めてしまうことがあります。

この記事は、Google Workspaceの管理者と共有ドライブの管理担当者向けです。まず1つの共有ドライブで範囲を区切って始める方法を紹介します。全社を漏れなく確認できたかどうかは、対象と調査方法を別に記録して判断します。

## 最初に、何を「棚卸しした」と言うかを決める

「リンクを知っている全員」は、リンクを入手した相手がアクセスできる設定です。特定の取引先をメールアドレスで招待する共有や、社内全員への共有とは分けて扱います。共有ドライブに入っているから、すべて社内限定になるわけではありません。

対象を「営業部の進行中案件ドライブ」「2026年度の外注作業フォルダ」のように決めます。対象名、確認する担当者、確認日、含めない範囲を先に1行ずつ書きます。人事・経理など閲覧制限がある場所は、確認のためにむやみに権限を広げず、その管理担当者に確認してもらいます。

## 手順1：対象ファイルと確認表を用意する

- 業務用アカウントでGoogle ドライブを開き、対象の共有ドライブを選びます。

- 確認するフォルダを決め、その下のサブフォルダも対象に含めるかを記録します。

- ファイル名、URL、場所、業務担当、全般的なアクセス、招待先、変更の要否、確認日を確認表の列にします。

- ファイル数が多いときは担当ごとに分け、確認済みの範囲が重複・欠落しないよう対象を割り当てます。

検索結果だけで終えず、対象フォルダの一覧と照合します。ショートカットはリンク先の共有状態も確認が必要です。見られなかったフォルダや開けなかったファイルは「問題なし」ではなく「未確認」に残します。

## 手順2：共有画面で、いまの権限を見る

- ファイルを選び、共有画面を開きます。

- 「全般的なアクセス」を見て、「制限付き」「組織内」「リンクを知っている全員」などの現在の状態を記録します。

- 「アクセス権を持つユーザー」で、直接招待した相手とグループを確認します。

- 権限がフォルダや共有ドライブから引き継がれている場合は、上位のどこで付いた権限かをたどります。

- 閲覧・コメント・編集の役割も記録し、必要以上の編集権限がないかを業務担当と確認します。

Googleの共有ガイドでは、個別のユーザーへのアクセスと全般的なアクセスを設定できます。[共有の基本と権限の説明](https://support.google.com/drive/answer/2494822?hl=ja)に沿って、両方を確認してください。共有先がグループの場合は、グループ名だけで社内限定と判断せず、外部メンバーの有無も担当者に確認します。

## 手順3：ログは、最近の変更を探す補助に使う

管理コンソールでは、「レポート」から「監査と調査」「ドライブのログイベント」を開き、期間や公開設定、共有ドライブIDなど、利用できる条件で絞ります。使える画面と属性は契約と権限で異なります。詳しくは[Google公式のログイベントの説明](https://support.google.com/a/answer/4579696?hl=en-EN)を確認してください。

ログは過去の操作の記録です。検索期間より前に共有されたファイルや、記録対象外の操作まで含む「現在の全ファイル一覧」にはなりません。ログで候補を拾った後も共有画面を開き、いまの状態を確かめます。大量のファイルを定期確認する場合は、アクセス可能範囲と取得漏れを確認したうえでDrive APIなどによる権限一覧も検討します。

## 手順4：必要な共有を残して、不要な共有を直す

確認表を「公開が必要」「相手を限定したい」「終了済み」「担当者の確認待ち」に分けます。相手を限定する場合は、業務担当と共有相手を確認し、必要な招待を用意してから全般的なアクセスを見直します。変更前の設定も記録しておくと、支障が出た場合に原因を追いやすくなります。

上位フォルダの権限を変えると配下の業務にも影響します。1ファイルだけを見て判断せず、変更する単位と影響する相手を確認してください。変更後は想定した相手が開けることと、不要なアクセスが残っていないことの両方を確かめます。

## 一度きりで終わらせない、確認表の使い方

確認表には、今回の結果に加えて次の確認日と担当者を残します。新規の社外共有、案件の終了、担当者の退職を見直しのきっかけにすると、全部を毎回調べ直す負担を減らせます。件数は「リンク共有がある数」「対応済みの数」「未確認の数」を分けて数えます。

なお、外部へのリンク共有と、社内でGeminiが参照する情報の範囲は同じ問題ではありません。AIの活用も始めるなら、全社向けフォルダや部署のメンバー構成も別に確認します。目的は共有を一律に禁止することではなく、必要な人が必要な情報を使える状態にすることです。

たとえば確認表に「案件A／閲覧のみ／検収まで／営業担当が確認」と残せば、設定だけでなく必要な理由も引き継げます。共有を残す判断にも、担当と見直し日を付けておきましょう。

### 参照した公式情報

確認日：2026-09-22。機能・提供条件は変更されるため、契約時には最新の公式情報を確認します。

- [Google ドライブのファイルを共有する](https://support.google.com/drive/answer/2494822?hl=ja)

- [Drive log events](https://support.google.com/a/answer/4579696?hl=en-EN)

- [Share files, folders, and drives](https://developers.google.com/workspace/drive/api/guides/manage-sharing)

関連サービス：[Google Workspace 活用支援](/google-workspace/)

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