Google Workspace でのタスク管理

# 止まっている仕事に、催促しなくても気づける方法
執筆：UTNOA ｜ 情報確認日：2026-10-11

「あの件どうなった?」と聞いて初めて、仕事が止まっていたと分かる。期限切れと確認待ちを見えるようにする決め方と、毎朝の期限切れの通知、担当者ごとの止まっている日数を管理者が確かめる方法を説明します。

止まっている仕事に、催促しなくても気づける方法この記事の内容[仕事が止まる、よくある形](#section-1)

[気づくための決め方](#section-2)

[Workspace Board なら、止まっている仕事が見え、毎朝知らせられる](#section-3)

[管理者の画面を、責めるためではなく助けるために](#section-4)

「あの件、どうなりました?」と聞いたら、「確認を待っていて止まっています」と返ってきた。もう1週間前の話だ。催促するまで、止まっていることに誰も気づいていなかった。止まっている仕事は、音を立てずにたまっていきます。

この記事では、止まっている仕事に、催促しなくても気づけるようにする方法を説明します。

## 仕事が止まる、よくある形
期限を過ぎたのに、終わっていない。

作業は終わったが、誰かの確認を待っている。

担当が決まっていない。

担当者が、ほかの仕事で手一杯になっている。

このうち、外から見えにくいのが「確認待ち」と「担当者の手一杯」です。本人は動いているつもりでも、仕事全体は止まっています。

## 気づくための決め方
期限を過ぎたタスクを、毎朝決まった時間に見ます。

確認待ちのまま2日たったタスクは、確認する人に知らせます。

担当者ごとの未完了の数を週に1回見て、偏りがあれば担当を見直します。

どれも、人が覚えておくと続きません。「見る画面」と「知らせる仕組み」を用意しておくことが大切です。

## Workspace Board なら、止まっている仕事が見え、毎朝知らせられる
Workspace Board は、Google Workspace のアカウントで使うチームのタスク管理サービスです。

### 社員が見る画面
期限超過: 期限を過ぎて、まだ終わっていないタスクの一覧です。ボードでは期限の日付が赤く出ます。

自分の確認待ち: 自分が確認する番のタスクを、すべてのボードからまとめて見られます。

### 毎朝の期限切れのお知らせ
期限を過ぎて終わっていないタスクを、毎朝、担当者に Google Chat とメールで知らせられます。御社の Google の Apps Script で動かし、手順書と貼り付けるコードを用意しています。担当者ごとに、Chat ではメンション、メールでは1人1通で届きます。終わったタスクを「完了」にすると、次の朝から届かなくなります。タスクの中身が、御社の Google の外に出ることはありません。

### 管理者が見る画面
管理画面の Workspace Board のタブ: 担当者ごとの期限超過・確認待ちと、止まっている日数(見本のデータ)管理画面の Workspace Board のタブ: 担当者ごとの期限超過・確認待ちと、止まっている日数(見本のデータ)管理画面(Workspace Assist と同じ画面)の Workspace Board のタブで、未完了・期限超過・確認待ち・期間の完了を確かめられます。直近14日の完了の数も日ごとに出ます。

担当者ごとの表では、期限超過の多い順に並びます。人の名前を押すと、その人の期限超過と確認待ちのタスクが、ボード名と止まっている日数つきで開きます。

確認待ちは、「出した側(担当)」と「確認する側」に分けて数えます。誰の確認で止まっているかが分かります。

数えるのは、管理者が開けるボードだけです。マイボード(個人のタスク)は数えません。数字は管理者のブラウザで計算し、UTNOA のサーバーには送りません。見られるのは、オーナーと、オーナーが足した管理者だけです。

## 管理者の画面を、責めるためではなく助けるために
担当者ごとの数字は、遅れている人を責めるためではなく、手一杯の人を早く見つけて、担当を分け直すために使います。数字を見たら、まず本人に「何か手伝えることはあるか」を聞くところから始めると、チームで続けやすくなります。

確認待ちを減らす決め方は、[確認をお願いした仕事が止まらないようにする方法(Google Chat への確認依頼)](/column/google-chat-review-request/)で説明しています。

## Google ToDo を、チームのタスク管理に。
Workspace Board は、Google Workspace のアカウントのまま使えるチームのタスク管理です。カンバン・一覧・ガントチャートで担当・期限・進捗率を共有し、自分の担当は Google ToDo にも入ります。30日間、無料で試せます。

[Workspace Board を見る](/workspace-board/?src=column)[30日無料で試す](/workspace-board/trial/?src=column)画面ごとの使い方は、[Workspace Board のマニュアル](/workspace-board/manual/?src=column)にまとめています。