# メモも ToDo も日程調整も、いまの画面の横で使える「Workspace Assist」を作りました | UTNOA UTNOA のツールづくり # メモも ToDo も日程調整も、いまの画面の横で使える「Workspace Assist」を作りました 執筆：UTNOA ｜ 2026-09-26 Chrome の横に開くパネルで、Keep のメモ・ToDo・カレンダーの空き時間探しを、いまの画面のまま使える「Workspace Assist」。作った理由と、毎日の「確かめに行く」手間をなくすために決めたこと、管理者の確認、業務データを預からない設計を紹介します。 この記事の内容 - [毎日の「確かめに行く」が、仕事の流れを止める](#section-1) - [いまの画面の横に、Keep と ToDo を](#section-2) - [日程の候補に、動かせる作業の時間も入れる](#section-3) - [管理者の確認も、ひとつの画面に](#section-4) - [業務データを、UTNOA に預からない](#section-5) - [「0件」を、安全とは言わない](#section-6) - [いまの状態と、試し方](#section-7) Google Workspace を毎日使う社員の方と管理者の方に向けて、Chrome の右側に開くパネル「Workspace Assist」を作りました。Keep のメモと ToDo は、どの画面を開いていても横で使え、カレンダーを開けば一緒に会える空き時間が並びます。管理者の方には、ログや共有の変更をひとつの画面で確認できる管理画面も用意しています。いまは30日間の無料試用の先行申し込みを受け付けています。この記事では、作った理由と、作るときに決めたことを紹介します。 ## 毎日の「確かめに行く」が、仕事の流れを止める Google Workspace を使っていると、小さな「確かめに行く」が1日に何度もあります。このファイルは誰と共有しているのか。右クリックして「共有」を開き、一覧を見て、閉じる。Keep に書いたメモや、ToDo に入れたタスクを見るために、別のタブを開いて、また戻る。 ひとつひとつは数秒です。ただ、そのたびに手が止まり、いまやっていた仕事から離れます。確かめたいものが、いま開いている画面の横にあれば、行き来はいらなくなる。これが出発点でした。 ## いまの画面の横に、Keep と ToDo を Workspace Assist のパネルでは、Keep のメモを探す・書く・直す・ラベルを付けるまでができ、書いた内容はそのまま Keep に保存されます。ToDo は、全部のリストから探して、足す・直す・完了にするまでを、パネルの中で済ませられます。メールを書きながら、議事録を見ながら、横で使えることを大事にしました。 mail.google.com Gmail 来週の打ち合わせについて A社 田中様 WORKSPACE ASSIST設定 KeepToDo Keep メモを探す メモラベルを編集 メモを入力… 打ち合わせメモ(A社)AI用コピーコピー 来月の更新の件 見積は2案(いまの席数 / 席数を増やす) 契約書のひな形は「契約」フォルダ 固定打ち合わせ 今週やることAI用コピーコピー 見積書を送る 議事録を共有する ✓メールを書きながら、横で Keep のメモを探して、書いて、直せます。書いた内容はそのまま Keep に保存されます。画面はイメージです。表示しているデータは架空です。 ドライブでは、開いているフォルダに会社のルール(置くもの・名前の付け方・担当)があれば、パネルに出します。ファイルを選んだときに、誰と共有しているかをパネルに一覧で出す表示は、いま準備を進めています。 ## 日程の候補に、動かせる作業の時間も入れる 日程を合わせるときにも、気になっていたことがありました。Google カレンダーのおすすめの時間は、予定が入っている時間を候補から外します。けれど、自分ひとりで入れた「見積書づくり」のような作業の予定は、実際には動かせることが多いものです。 そこで、題名の先頭に【社内】【社外】【移動】が付いた予定と、ほかの参加者がいる予定だけを「埋まり」として数え、ひとりで入れた作業の予定は空き時間として扱うようにしました。カレンダーの左で選んだ人と全員が空いている時間を2週間分並べ、押すとゲストが入った状態で予定の作成画面が開きます。目印の言葉は、会社に合わせて変えられます。 Google カレンダーのおすすめの時間 予定が入っている時間は、 候補から外れる 動かせる作業の予定があるだけで、その時間は出てきません(予定を「予定なし」にしていない場合)。 Workspace Assist 目印の付いた予定だけを、 「埋まり」として数える 【社内】定例埋まり 【社外】A社 打ち合わせ埋まり 【移動】A社へ埋まり 1on1(ほかの参加者がいる予定)埋まり 見積書づくり(ひとりで入れた作業)空きとして数える 目印の言葉は、会社に合わせて変えられます。 ✓題名の先頭の【社内】【社外】【移動】と、ほかの参加者がいる予定を「埋まり」にします。不在の予定も「埋まり」です。 ## 管理者の確認も、ひとつの画面に 管理者の方には、管理者の操作、ログイン、ドライブの共有、外部アプリへの許可など、分かれた場所にある記録を、会社のルールに合わせて1つの画面に並べる管理画面を用意しました。会社として確認したい操作を先に決めておくと、対応する記録だけが並びます。毎月の点検は、点検レポートとしてお客様の Google ドライブに Google ドキュメントで残せ、前の月との違いも確かめられます。 Workspace Assist管理画面 確認すること横断ログ点検レポートChrome・拡張表示ルールルールの設定 WORKSPACE / OVERVIEW #### 今日、確認したいこと。 確認待ち5 先に確認2 表示ルール4 Google が不審と判定したログインログイン・aoki@example.com先に確認09:42 管理者の権限が変わりました管理者・ito@example.com先に確認09:35 社外への共有が増えましたドライブ・sato@example.com確認対象09:21 新しいアプリにアクセスを許可外部アプリ・tanaka@example.com確認対象09:16 グループのメンバーが変わりましたグループ・yamada@example.com確認対象09:08✓確認したい変更を、1つの画面で見られます。画面はイメージです。表示しているデータは架空です。 ## 業務データを、UTNOA に預からない 作るときに最初に決めたのは、メモや予定、ファイルの情報、監査ログなどの業務データを、UTNOA のサーバーに送らないことです。データはお客様のブラウザから Google へ直接取りに行き、その場で表示します。会社のルールと点検の記録も、お客様の Google ドライブに残します。 そのぶん、取得と判定はブラウザで画面を開いている間に行う仕組みになり、24時間の自動監視はできません。いつも見張る道具ではなく、決めた確認を、決めた時に確実に行うための道具として割り切りました。 ## 「0件」を、安全とは言わない ログの確認で気をつけたいのは、取れていないのに「問題なし」に見えてしまうことです。管理の権限が足りない、設定がされていない、一部しか取れなかった、本当に記録がない。この4つは、画面の上ではどれも「0件」に見えることがあります。 Workspace Assist では、これらを区別して表示し、0件と出ても、それだけで問題がないとは判断しません。取得できる記録・期間・項目は、Google Workspace のエディション、管理の権限、設定によって変わるため、その範囲も一緒に確かめられるようにしています。 ## いまの状態と、試し方 料金は、1つの Google Workspace 環境ごとに月19,800円、または年217,800円(どちらも税抜)です。人数は問わず、社員のパネルと管理者の管理画面を同じ料金に含みます。準備が整った会社から順に、30日間の無料試用をご案内しています。試用はカードの登録が不要で、終わっても自動で有料に切り替わることはありません。 確認の手順そのものから整えたい場合は、[Google Workspace 活用支援](/google-workspace/)の中で、会社のルールづくりから一緒に進めることもできます。 ### 関連リンク - [Workspace Assist(ツールのページ)](/workspace-assist/) - [Google Workspace 活用支援](/google-workspace/) ## Workspace Assist について、 くわしく見る。 できること、使い始め方、よくあるご質問をまとめています。 [Workspace Assist のページを見る](/workspace-assist/)[ほかのツールを見る](/tools/)