Workspace Check # 会社のドライブの共有を、まとめて点検。 共有ドライブも、社員全員のマイドライブも。誰に・どの権限で共有しているかを一括で取り出し、危ないファイルをすぐ見つけて、報告書にまとめます。 [14日無料で試す →](https://check.utnoa.com/)[▶ 紹介動画を見る 1分52秒](/assets/video/workspace-check-introduction.mp4?v=3) カード登録不要 ／ ログインせずにデモ(見本のデータ)も触れます [紹介動画をYouTubeで見る ↗](https://youtu.be/SWlg4ikcv4M) ／ [資料を受け取る](/documents/?doc=check#form) 見本の会社(社員48人)の点検結果共有ドライブ 5個・マイドライブ 3人分・1,287件の共有を読みました リンクを知っている全員10個人のメール(Gmail など)4許可していない会社12退職者のファイル1すぐ確かめる共有見積書_1015.pdfリンクを知っている全員が閲覧できるB社(フォルダ)個人の Gmail(t.kimura@gmail.com)が閲覧できる2026年度_給与改定一覧.xlsxリンクを知っている全員が閲覧できる マイドライブも社員全員分を点検人数によらず月1万円点検の中身はUTNOA に届かない よくある課題 ## 共有はファイルごと。全社分を、1つずつは確かめられない。 社員のマイドライブと共有ドライブを合わせると、ファイルは何万件にもなります。こんな共有が、気づかないまま残っていきます。 ### 「リンクを知っている全員」のまま、残っている 見積書や名簿を「リンクを知っている全員」で送ったまま。取引が終わっても、リンクが渡れば社外の人も開けます。 見積書_A社.xlsxリンクを知っている全員が閲覧できる ### 個人の Gmail に、会社の資料が共有されている 外出先で見るために、社員が自分の Gmail に共有したファイルは、会社の管理の外にあります。 顧客リスト_全件.xlsx個人の Gmail(…@gmail.com)が編集できる ### 退職した人のファイルが、そのまま 退職した人が持ち主のファイルや、管理者が退職者だけの共有ドライブは、誰も共有を直せないまま残ります。 共有ドライブ「営業部」管理者が退職者だけ ### 今の共有を、全社分の一覧にできない 共有はファイルごとの設定です。管理コンソールのログは「いつ誰が共有したか」の記録で、今の共有を全社分まとめた一覧ではありません。 監査・取引先のチェックシート「社外への共有の一覧」を出せない ## できること 特権管理者が最初に1回準備すれば、あとはボタン1つで会社全体の共有を点検できます。ファイルの中身は読みません。使い方は[マニュアル](https://check.utnoa.com/guide/)で画面と一緒に説明しています。 01 ### 共有を、まとめて取り出す 共有ドライブも、社員全員のマイドライブも特権管理者が1回準備すれば、全社のファイルとフォルダの共有を一括で読み取ります。 誰に・どの権限で、を一覧にフォルダの木で、そこで足された人と権限だけを出します。上から引き継いだだけの権限は省きます。 CSV で書き出すフォルダごとの権限一覧を、そのまま棚卸しの表にできます。 権限マップ: 共有ドライブ「営業部」のフォルダごとの権限(見本のデータ)画面を拡大 ↗02 ### 危ないファイルを、すぐ取り出す 4つの種類で件数を出す「リンクを知っている全員」・個人のメール・許可していない会社・退職者のファイル。危険度の高い順に並べます。 種類を押すと、そのファイルだけ持ち主・場所・リンクつきで一覧にし、CSV に書き出せます。 その場で直す「Drive で開く」で共有の設定へ。選んでまとめて外すこともできます(書き込みの権限を足した場合)。 見つかった問題: 「リンクを知っている全員」で絞ったところ(見本のデータ)画面を拡大 ↗03 ### 報告書にする 報告書を印刷・PDF で点検の範囲・種類ごとの件数・直した内容・読めなかった場所を1枚に。点検者と責任者の欄つき。 記録はスプレッドシートに秘匿の共有ドライブに残し、前回との差とメモを次の点検に引き継ぎます。 審査とチェックシートにISMS・プライバシーマークの「アクセス権の見直し」や、取引先のセキュリティチェックの裏付けに使えます。 報告書: 印刷・PDF で保存できる(見本のデータ)画面を拡大 ↗ あわせて確かめられること ## Gemini を使う会社に Gemini は、社員が開けるファイルを答えの材料にします。監査ログを読む権限を足すと、次の3つも確かめられます。 ### AI が読んだ記録 Google の監査ログから、Gemini などの AI が実際に中身を読んだ大事なファイルを、読んだ社員の数とアプリの名前つきで出します。 ### Gemini Notebook の共有 ノートブックに取り込んだファイルは、中に写しが残ります。社外やリンクで共有したノートブックと、取り込んだ大事なファイルを出します。 ### 大事なファイルの公開範囲 給与・評価・契約などの名前のファイルが、リンクを知っている全員・社内の全員に公開されていないかを数えます。 ## 点検の中身の扱い 点検は、御社のブラウザと Google の間だけで動きます。ファイルの名前と共有、監査ログ、記録のスプレッドシートを、UTNOA のサーバーには送信・保存しない設計です。 [Workspace Check のプライバシーポリシーを見る →](https://check.utnoa.com/privacy.html) 御社のブラウザWorkspace Check の画面⇄Google Workspaceドライブ・管理コンソール 点検専用のサービスアカウントを御社の Google Cloud に作り、鍵ファイルは作りません。UTNOA に届くのは、ログインの証明(会社のドメインとメールアドレス)と、お申し込みのプランだけです。 ### ドメイン全体の委任で許可していただく内容 ファイルの名前と共有読むだけ。ファイルの中身は読みません。 共有ドライブの一覧一覧を取るときだけ。中身を読む呼び出しは、通信の段階でも止めています。 ユーザーとグループ読むだけ。退職者と、見える人数を数えるために使います。 監査ログ読むだけ。Gemini などが読んだ記録と、Gemini Notebook の記録だけです。 記録のスプレッドシートこのツールが作ったファイルだけ。ほかのファイルには書けません。 ## 費用対効果 100人の会社なら、手作業の点検を年4回する時間(年36万円分)より25万円少ない費用で、毎月点検できます。 会社の人数共有ドライブ手作業1回の時間手作業1回を金額にすると年4回の手作業Workspace Check(年契約)差し引き(1年) 30人6個18時間2.7万円10.8万円11万円−0.2万円 50人10個30時間4.5万円18万円11万円＋7万円 100人20個60時間9万円36万円11万円＋25万円 300人60個180時間27万円108万円11万円＋97万円 計算の前提: 手作業の点検1回 = 社員1人が自分のファイルの共有を確かめる30分 ＋ 情報システムの担当が共有ドライブ1つを確かめる30分。時給1,500円。共有ドライブは社員5人に1つとして計算。年4回の手作業でも、誰の Gemini に何が見えるかと、Gemini などが実際に読んだファイルは分かりません。 ## 料金 Google Workspace 1環境あたりの金額です。 ユーザーごとの課金ではありません。 ### 月契約 10,000円／月／環境（税抜）税込 11,000円 カード決済で、毎月お支払い 1か月分おトク ### 年契約 110,000円／年／環境（税抜）税込 121,000円・一括払い カード決済・請求書払いに対応 月契約12か月分より、10,000円おトク 1つの Google Workspace 環境全体の料金です。すべての機能を含み、利用人数による追加料金はありません。50人なら1人あたり月200円、100人なら月100円です。 Google Workspace 等のライセンス料金は別途。月契約はカード決済で利用できます。年契約はカード決済、または請求書によるお支払い(一括払い。契約月の月末締め・翌月末払い・振込手数料はお客様のご負担)に対応します。有料契約は自動更新。解約すると次回の更新から請求されません。支払済み料金の返金はありません。[詳しい契約条件 →](/legal/) ## ご利用の流れ 01 ### ログインしてお試しを始める Google Workspace の特権管理者が check.utnoa.com でログインした日から、14日間すべての機能を使えます。カードの登録は不要です。 02 ### 準備(約10分) 画面のボタンで御社の Google Cloud に点検専用のプロジェクトを作り、管理コンソールで委任を承認します。コマンドは要りません。 03 ### 点検して、続けるなら申し込み ボタン1つで点検し、高から直して記録を残します。続ける場合だけ、画面の「料金とご契約」からカードか請求書でお申し込みください。自動で有料の契約に切り替わることはありません。 ## よくあるご質問 社員全員のマイドライブも点検できますか？ できます。Google Workspace のドメイン全体の委任で、共有ドライブと社員全員のマイドライブのファイル・フォルダの共有を読み取ります。退職して停止中のアカウントのマイドライブは代理で読めないので、「読めなかった場所」に出します。 ファイルの中身を読みますか？ 読みません。読むのはファイルの名前と、誰に共有されているか(権限)だけです。 点検の結果は UTNOA に送られますか？ 送られません。点検は御社のブラウザと Google の間だけで動き、記録も御社が選んだフォルダのスプレッドシートにだけ残ります。UTNOA に届くのは、ログインの証明(会社のドメインとメールアドレス)と、お申し込みのプランだけです。 どのプランの Google Workspace で使えますか？ Business Starter 以上の有料プランが対象です。Google Workspace の特権管理者のアカウントで準備します(Business Starter での動作は確認中です)。 準備に何が必要ですか？ 特権管理者がログインして、画面のボタンで御社の Google Cloud に点検専用のプロジェクトを作り、管理コンソールで「ドメイン全体の委任」を承認します。約10分で、コマンドは要りません。 共有を自動で外しますか？ 自動では外しません。見つかったものを選んで、確認の画面で確かめてから外します。外すには、委任に書き込みの権限を1つ足す必要があります(使うときだけ)。 人数が増えると料金は変わりますか？ 変わりません。1つの Google Workspace 環境ごとに、月1万円・年11万円(税抜)です。 お試しのあと、自動で課金されますか？ されません。お試しにカードの登録は不要です。続ける場合だけ、画面の「料金とご契約」から、カードか請求書でお申し込みください。 ## 14日間無料のお試し カード登録不要。自動で有料契約に切り替わることはありません。 [14日無料で試す →](https://check.utnoa.com/)[資料を受け取る →](/documents/?doc=check#form)使い方は[マニュアル](https://check.utnoa.com/guide/)で、画面と一緒に確かめられます。