作業の予定を入れていても、会議の候補を減らさない方法(Google カレンダー)

「この時間、空いてないですよね」。資料を作るために午後の2時間をカレンダーで押さえていたら、会議を入れたい同僚から遠慮がちに聞かれた。作業の時間を予定に入れるのは、時間の使い方としては良い習慣です。ただ、その予定が会議と同じ「埋まり」に見えるため、日程調整の候補が減ってしまいます。

この記事では、Google カレンダーで作業の予定をほかの人にどう見せるかの設定と、その設定でつまずきやすいところ、作業の予定を空き時間として数える方法を説明します。

Google カレンダーの標準の設定:「予定あり」と「空き時間」

Google カレンダーの予定には、ほかの人から「予定あり」に見せるか、「空き時間」に見せるかを選ぶ設定があります。作業の予定を「空き時間」にしておくと、日程を探す人からは空いているように見えます。

新しく作業の予定を作るときも、同じ項目で選べます。なお、Business Standard 以上のエディションには、通知を止めて会議の招待を自動で辞退する「サイレントモード」の予定もあります。こちらは集中する時間を守るためのもので、会議の候補にしたい時間には向きません。

一人ひとりの設定に任せると、人によって使い方がばらばらになりがちです。会社として「どの予定を埋まりと見なすか」を決めておくほうが、日程調整は早くなります。

Workspace Assist のカレンダーの空き時間探しは、予定ごとの設定ではなく、会社で決めた決まりで「埋まり」を判定します。

ほかの参加者がいない、1人で入れた作業の予定は、空き時間として数えます。
【社内】【社外】【移動】などの目印の言葉が付いた予定は「埋まり」として扱います。ほかの参加者がいる予定と、不在の予定も「埋まり」です。
目印の言葉は、管理者が管理画面の「ルール設定」で決めます。「、」で区切って20個まで登録でき、空き時間を探す時間帯(たとえば 9:00〜18:00)も同じ画面で決められます。

社員は、これまでどおり作業の予定をカレンダーに入れるだけです。動かせない予定にだけ目印を付ければ、日程を探すときには、動かせる作業の時間も候補に入ります。会議と移動を分けて、双方の作業時間から候補を出すので、「作業の予定を入れたせいで会議が入らない」という状態を減らせます。

目印の言葉は、少なく、短くするのがおすすめです。多いと覚えられず、付け忘れが増えます。最初は「社外」「移動」「来客」のように、動かせない理由がはっきりしているものから決め、運用しながら足していきます。

また、目印は予定のタイトルに入れるだけなので、Google カレンダーの使い方そのものは変わりません。Workspace Assist を使っていない人が見ても、「【社外】打ち合わせ」は普通の予定として読めます。

全員が空いている時間を一覧で探す方法は、Google カレンダーで、複数人の空き時間をまとめて探す方法で説明しています。