一人ひとりに、チームで使う共有ボード
誰が・いつまでに・どこまで進んだかを共有
部署や案件ごとにボードを作り、Google グループやメールアドレスで共有。カンバン・一覧・ガントを切り替えて、担当者・期限・進捗率・確認待ちを1つの画面で見られます。
チームで使う機能を見る
Workspace BoardGoogle ToDoを、
チームのタスク管理に。
担当・期限・進捗を、チームで1つのボードに。
カンバン・一覧・ガントで仕事の流れが見え、
自分の担当は、いつもの Google ToDo にも入ります。
カード登録不要 ／ 自動で有料契約に切り替わりません
30日間無料で試せる人数の上限なし1環境ごとの定額データは御社のGoogle ドライブに
Workspace Boardとは
Google ToDoを、
チームで使えるボードに。
Google Workspace のアカウントのまま使える、チームのタスク管理サービスです。
タスクと変更の記録は、御社の Google ドライブのスプレッドシートに保存します。
自分の仕事
自分の担当は、いつもの Google ToDo にも
すべてのボードから自分の担当を集めた「担当タスク」と、自分だけのマイボード。担当になったタスクは自分の Google ToDo リストに入り、スマートフォンで完了にするとボードも進みます。
Google ToDo との連携を見る目標と数字・統計・ロードマップまで、Google Workspace 1環境ごとの定額料金ですべて使えます。
Google ToDo のよくある課題
Google ToDoだけでは、
チームの仕事が回らない。
Google ToDo は、自分のやることを管理するには十分です。でも、チームで仕事を分けて進めようとすると、足りないものが出てきます。
「完了」か「未完了」しか残せない
半分まで進んだ、確認を待っている。そうした途中の状態も、進み具合の割合も、Google ToDo には残せません。
チームで見渡すボードがない
Trello のように「未着手・作業中・確認待ち」の列に仕事を並べて、流れを見渡す画面がありません。
日程を横に並べるガントがない
Asana のように、開始日から期限までを横に並べて、日程の重なりや遅れを確かめる画面がありません。
人に振れるのは、Chat のスペースとドキュメントの中だけ
チームのタスクがスペースや資料ごとに散らばり、全体を1か所で確かめられません。
担当は1人しか選べない
2人で進める仕事でも、担当にできるのは1人だけ。もう1人の Google ToDo には入りません。
共有したタスクには、サブタスクも繰り返しも付けられない
仕事を細かく分けることも、毎週の定例作業を自動で用意することもできません。
ほかのタスク管理ツールを入れると、社員全員に別のアカウントを配り、Google の外で仕事を管理することになります。人数が増えるほど、毎月の料金も増えます。
Workspace Board は、Google Workspace のアカウントのまま使えて、料金は人数に関係なく定額です。
Google ToDo と Workspace Board の違い
| やりたいこと | Google ToDo | Workspace Board |
|---|---|---|
| 進み具合を残す | 「完了」と「未完了」の2つだけ | 未着手・作業中・確認待ちなどの列を自由に作れる。進捗率も%で残せる |
| 仕事の流れを見る | タスクをリストで並べるだけ | カンバン・一覧・ガント(日・週・月)を切り替えて見る |
| チームで共有する | Chat のスペースか、ドキュメントの中だけで割り当て | ボードを Google グループやメールアドレスと共有する |
| 担当を決める | 1つのタスクに1人 | 1つのタスクに10人まで。全員の Google ToDo に入る |
| 仕事を分ける・くり返す | 共有したタスクには、サブタスクも繰り返しも付けられない | サブタスクに担当と期間を付けられる。毎日・毎週・毎月の繰り返し |
| 確認を頼む | 確認を頼む仕組みはない | 確認する人(社内の複数人・社外)を決めて「確認待ち」へ。Google Chat に届く |
| 期限切れに気づく | チームの遅れをまとめて見る画面はない | 期限を過ぎたタスクを、毎朝 Chat とメールで担当者に知らせる |
チームの仕事を、1つの画面で。
ボードごとに、ボード・一覧・ガントを切り替え。
タスクを開けば、担当者・進捗率・確認する人・コメントまで、1か所で扱えます。
01 ボード仕事の流れが、
仕事の流れが、
列でひと目で分かる。
未着手・作業中・確認待ち・保留・完了。カードをドラッグして列を移すだけで、次に動く仕事がチームに伝わります。列の名前・色・順番は、ボードごとに変えられます。
01列を自由に作れる
列の名前・色・順番と、「確認待ち」「完了」の役割を、ボードごとに決められます。
02カードで状況が分かる
担当者・期限・優先度・ラベル・進捗率・サブタスクとチェックの数・コメントの数をカードに出します。
03期限切れは赤い日付で
期限を過ぎてまだ終わっていないタスクは、日付が赤く表示されます。
04絞り込みと検索
担当者・優先度・キーワードで、見たいタスクだけに絞れます。
02 一覧すべてのタスクを、
すべてのタスクを、
表で並べ替える。
ステータス・担当者・進捗・期限・優先度を表で確認。見出しを押すと並び替わり、確認待ちのタスクから順に見ることもできます。
01見出しで並び替え
ステータス・担当者・進捗・期限・優先度。押すたびに、昇順・降順・元の順に変わります。
02一覧のまま更新
ステータスと進捗率(10%刻み)を、詳細を開かずに変えられます。
03サブタスクは親の下に
親タスクのすぐ下に並ぶので、仕事の内訳が分かります。
04並び順を覚える
選んだ並び順は端末に残り、次に開いたときも同じ順で表示します。
03 ガント日程の重なりが、
日程の重なりが、
横に並んで見える。
開始日から期限までを棒で表示。棒の中に進捗率も出るので、遅れている仕事と、次に手を付ける仕事が分かります。
01日・週・月で切り替え
期間の長いプロジェクトも、1つの画面で見渡せます。
02進み具合を棒に重ねる
予定の棒に、どこまで進んだかを重ねて表示します。
03親子を開いて閉じる
親タスクを開くと、サブタスクの日程がその下に並びます。
04今日の位置
今日の線と「今日へ」のボタンで、いまの位置にすぐ戻れます。
04 タスクの詳細担当者は何人でも。
担当者は何人でも。
進み具合は%で。
タスクを開くと、担当者・期限・進捗率・サブタスク・チェックリスト・確認する人までを、1つの画面で決められます。
01担当者を複数
1つのタスクに10人まで。全員の「担当タスク」と Google ToDo に入ります。
02進捗率
10%刻みで入れるほか、チェックリストやサブタスクの完了から自動で計算します。
03サブタスク
担当者・開始日・期限を付けて仕事を分け、親タスクの進捗率に反映します。
04繰り返し
毎日・毎週・毎月。完了すると、次の回のタスクを自動で作ります。
05 確認と通知確認の依頼が、
確認の依頼が、
Google Chat に届く。
作業が終わったら「確認待ち」へ。確認する人を決めておけば、選んだ Google Chat のスペースに依頼が届きます。コメントの@メンションも同じスペースに届きます。
01確認する人を決める
社内のメンバーを複数、または「社外」の相手を、確認する人にできます。
02自分の確認待ち
自分が確認する番のタスクだけを、すべてのボードからまとめて見られます。
03@メンション
コメントで相手を選ぶと、Chat のスペースでその人に知らせます。
04期限切れのお知らせ
期限を過ぎたタスクを、毎朝 Chat とメールで担当者に知らせます。会社の Google の Apps Script で動かします。
Google ToDo との連携
自分の仕事は、
いつもの Google ToDo にも。
担当になったタスクは、自分の Google ToDo リストに入ります。メモには状態・進捗率・開始日と、ボードで開くリンクが入るので、Google ToDo だけを見ても進み具合が分かります。
自分の担当が自動で入る
ボードと同じ名前のリストを作り、自分が担当のタスクを入れます。サブタスクは親タスクの下に入ります。
スマートフォンで完了にすると、ボードも進む
Google ToDo で完了にすると、ボードのタスクも「完了」の列へ。確認が必要なタスクは「確認待ち」へ移ります。
Google ToDo で足したタスクも、ボードへ
ボードのリストに足したタスクは、自分の担当としてボードに取り込みます。名前・期限・メモの変更もボードに戻します。
担当タスクとマイボード
すべてのボードの自分の担当を1つの一覧にした「担当タスク」と、ほかの人に共有しない自分だけの「マイボード」も、最初から使えます。
Google ToDo との同期は、Workspace Board を開いている間に行います(変更の直後・画面に戻ったとき・開いている間は一定の間隔)。
目標・統計・ロードマップ
目標と数字も、
仕事と同じボードで。
チームの目標、毎週の数字、半年先までの計画を、タスクと同じボードで管理できます。
目標と数字目標までの進み具合と、
目標までの進み具合と、
遅れが分かる。
「3か月で受注1億8,000万円」のように目標を置き、実績を記録すると、今日の時点で届いているはずの位置との差を表示します。
01予定との差
始めの値から目標までを期間でまっすぐ結び、今日の時点との差を金額や件数で表示します。
02遅れの表示
予定の割合より5ポイント以上届いていないと「遅れ」と出て、1日あたりに必要なペースも分かります。
032つの数え方
記録を足し上げる(受注額・契約数)か、最後の記録を今の値にする(会員数・月額)かを選べます。
04記録は誰でも
数字を記録するのはボードのメンバーなら誰でも。目標を作って変えるのはボードの持ち主です。
統計毎週の数字を、
毎週の数字を、
グラフと表に。
問い合わせ・商談・受注のように、項目と記録の間隔を決めて、日付ごとに数字を入れるだけ。最新の数と前回からの変化を、項目ごとのグラフで見られます。
01項目は8つまで
名前と単位を決めた項目を、1つの統計に8つまで並べられます。
02毎日・毎週・毎月
記録する間隔と、折れ線か棒のグラフを選べます。
03前回からの変化
最新の数と、前回の記録からの増減(件数と%)をカードに出します。
04いつの数かも分かる
その日に入れなかった項目は、いつの数かを添えて表示します。
ロードマップ今期・来期・下期の計画を、
今期・来期・下期の計画を、
1枚の表に。
時期(列)と分野(行)の表に、やることと目標をまとめます。時期に目標をつなぐと、実績の数字も同じ表に出ます。
01時期と分野の表
「今期・来期・下期」と「新規の営業・既存のお客様・体制」のように、自由に名前を付けられます。
02目標の実績をつなぐ
時期に目標をつなぐと、その時期の欄に実績と進み具合が出ます。
03節目の日
展示会や料金の改定など、節目の日を時期の中に表示します。
04見られる人
編集はボードの持ち主。見られる人は、ボードの共有と同じです。
各種機能
チームでタスクを回すための機能を、ひととおりそろえています。使い方はマニュアルで画面と一緒に説明しています。
タスク
- 担当者(10人まで)・開始日・期限・優先度・ラベル
- チェックリスト
- サブタスク(担当者・期間つき)
- 繰り返し(毎日・毎週・毎月)
- 進捗率(手入力・チェックリスト・サブタスクから自動)
- コメントと@メンション
- 変更の履歴
- アーカイブと元に戻す
見る画面
- ボード(カンバン)
- 一覧(見出しで並び替え)
- ガント(日・週・月)
- 担当タスク(すべてのボードの自分の担当)
- 期限を過ぎたタスク
- 自分の確認待ち
- マイボード(自分だけのボード)
- 検索・担当者と優先度の絞り込み
チームと通知
- ボードを Google グループ・メールアドレスと共有
- 列(ステータス)の名前・色・順番を変える
- 確認する人(社内の複数人・社外)
- Google Chat への確認依頼・メンション
- 期限切れを毎朝 Chat とメールで
- 共有ボードの並び順をそろえる
目標と数字
- 目標と数字(予定との差・遅れの表示)
- 統計(項目ごとのグラフと記録の表)
- ロードマップ(時期×分野の表)
- すべてのボードの目標・統計を一覧で
Google との連携
- 自分の担当を Google ToDo に入れる
- Google ToDo での完了・変更をボードに戻す
- Google ToDo で足したタスクをボードに取り込む
- データは Google ドライブのスプレッドシートに
- スマートフォンのブラウザで使える
データの扱い
タスク・コメント・変更の記録は、ボードごとに御社の Google ドライブのスプレッドシートに保存します。Workspace Board の画面から Google へ直接つなぐため、ボードの中身や Google の認証情報を UTNOA のサーバーには送信・保存しない設計です。
Workspace Board のプライバシーポリシーを見る →御社のブラウザWorkspace Board の画面
⇄Google Workspace御社のドライブ・ToDo・Chat
ボードは、作った人が指定した Google グループとメールアドレスの人にだけ共有されます。マイボードは本人だけのファイルです。
Google との接続で許可していただく内容
| 本人の確認 | Google アカウントのメールアドレスと ID を、本人の照合・担当者の表示・別のアカウントのデータが混ざらないようにするために使います。 |
|---|---|
| ボードのファイル | Workspace Board が作ったファイルと、利用者が Workspace Board で開くことを選んだファイルだけを読み書きします。ドライブのすべてのファイルを読む権限は求めません。 |
| Google ToDo リスト | ToDo リストとタスクを読み、自分の担当に対応するリストとタスクを作成・更新・完了にします。 |
| Google Chat | 参加しているスペースの一覧と名前を読み、利用者が選んだスペースへ確認依頼とメンションを送ります。過去のメッセージは読みません。 |
費用対効果
確認と催促の5分が、
1人、月2,500円相当。
「あの件どうなった？」と聞く・答える。Google ToDo と表の両方に書く。期限の前に催促する。こうした手間を1日5分減らせた場合、月に1時間40分をほかの仕事へ。
試算モデル確認・催促・二重の記入に1日10分かかるケース。
減らせた時間を、月20日・時給1,500円で金額に換算します。
減らせた時間を、月20日・時給1,500円で金額に換算します。
確認・催促・二重の記入に使う時間
1人・1日時間の価値と利用料を比べる
1人・1か月／税抜利用料を引いた、1人あたりの価値
＋2,000円相当／月
1人あたりに生まれる時間1時間40分／月
5分 × 20日 ÷ 60分 × 1,500円 ＝ 2,500円相当
15,000円 ÷ 30人 ＝ 500円／人・月
30人の会社全体では
同じ条件で計算した、月契約の試算ほかの仕事に使える時間50時間／月
利用料を引いた時間の価値＋60,000円相当／月
30人で使うなら、1人1日約1分の短縮で、月額利用料に相当します。
料金
Google Workspace 1環境あたりの金額です。
ユーザーごとの課金ではありません。
月契約
15,000円／月／環境（税抜）
税込 16,500円
カード決済で、毎月お支払い
年契約
165,000円／年／環境（税抜）
税込 181,500円・一括払い
カード決済・見積書／請求書払いに対応
月契約12か月分より、15,000円おトク
Workspace Assist とセットなら
月30,000円・年330,000円（税抜・1環境あたり）
税込 月33,000円・年363,000円。別々に契約するより、月5,000円・年55,000円おトクです。Workspace Assist は、Google Workspace の画面の横で日程調整・共有の確認・メモ・ToDo を使えるサービスです。
参考：1人あたりの月額換算 500円（税抜）
1つの Google Workspace 環境全体の料金です。すべての機能を含み、利用人数による追加料金はありません。上の換算額は月契約15,000円を人数で割り、1円未満を切り上げたものです。
Google Workspace 等のライセンス料金は別途。月契約はカード決済で利用できます。年契約はカード決済、または見積書・請求書によるお支払い（一括払い）に対応します。有料契約は自動更新。解約すると次回の更新から請求されません。支払済み料金の返金はありません。詳しい契約条件 →
ご利用の流れ
お申し込み
管理者の方、または管理者と相談できる方からお申し込みください。開始の手順をメールでご案内します。
接続して、最初のボードを作る
会社の Google アカウントで接続し、最初のボードを作って共有します。社員は Workspace Board を開き、会社の Google アカウントでログインして使います。
30日間のトライアル後にご契約
お申し込みから30日間、無料でお試しいただけます。続ける場合は月契約か年契約を選び、月ごと・年ごとに更新します。カードの登録は不要で、自動で有料契約に切り替わりません。
よくあるご質問
Google ToDo と何が違いますか？
Google ToDo は、自分のやることを管理するためのアプリです。Workspace Board は、チームでボードを共有して、担当者・進捗率・確認待ちまで管理します。自分の担当は Google ToDo にも入るので、いつもの Google ToDo はそのまま使えます。
社員ごとの契約やアカウントの追加は必要ですか？
必要ありません。料金は Google Workspace の1環境ごとで、人数による追加料金はありません。社員は会社の Google アカウントでログインして使います。
タスクのデータはどこに保存されますか？
ボードごとに、御社の Google ドライブのスプレッドシートに保存します。Workspace Board の画面から Google へ直接つなぐため、UTNOA のサーバーには送信・保存しない設計です。解約しても、スプレッドシートは御社のドライブに残ります。
画面を閉じていても Google ToDo と同期しますか？
いいえ。同期は Workspace Board を開いている間に行います(変更した直後・画面に戻ったとき・開いている間は一定の間隔)。Google ToDo で完了にしたタスクは、次に Workspace Board を開いたときにボードへ反映されます。
ボードは誰に見えますか？
ボードを作った人が指定した Google グループとメールアドレスの人だけに共有されます。マイボードは本人だけのファイルで、ほかの人には共有されません。
Google Chat には何が送られますか？
確認依頼と、コメントの@メンションを、ボードの設定で選んだ Chat のスペースへ送ります。スペースのメンバーにはタスク名とコメントが見えるため、送り先のスペースを選んでからお使いください。Chat の過去のメッセージは読み取りません。
期限切れのお知らせは、どう動きますか？
御社の Google の Apps Script で、毎朝動かします。設定の手順書と貼り付けるコードをお渡しします。タスクの中身が、御社の Google の外に出ることはありません。
スマートフォンでも使えますか？
スマートフォンのブラウザで開いて使えます。自分の担当タスクは、スマートフォンの Google ToDo アプリでも確認・完了できます。
Workspace Assist と一緒に使えますか？
はい。セットなら月30,000円・年330,000円(税抜)で、別々に契約するより月5,000円おトクです。
承認の記録や監査の証跡として使えますか？
変更の履歴は残りますが、スプレッドシートの編集権限を持つ人は、シートを直接書き換えられます。改ざんできない監査の記録や、強制的な承認の仕組みが必要な用途には向いていません。
トライアルのあと、自動で料金がかかりますか？
いいえ。カードの登録は不要で、トライアルが終わっても自動で有料契約に切り替わることはありません。続ける場合だけ、月契約か年契約をお選びいただきます。
解約や返金はどうなりますか？
月契約・年契約とも、いつでも解約のお手続きができます。解約すると次の更新日からは請求されず、それまでの期間は引き続きご利用いただけます。お支払い済みの料金は、日割り・月割りを含めて返金いたしません。有料のお申し込みの前に、30日間の無料トライアルでお試しください。