退職者の Google Workspace アカウント退職日にやる手順(停止・削除・アーカイブの選び方とデータの移し方)

社員が退職するとき、Google Workspace のアカウントをどう処理するかは、会社ごとに手順が決まっていないことが少なくありません。アカウントを止め忘れると、退職した人が会社のドライブやメールに入れる状態が残ります。反対に、急いで削除すると、引き継ぐべきファイルやメールが消えてしまいます。

この記事では、退職の1週間前・退職日・引き継ぎのあとに分けて、管理者がやることを順番に説明します。

退職の前後にやることの流れ

退職の前後の流れ

1週間前引き継ぐ人を決める。チームのファイルを共有ドライブへ移してもらう。本人が作った自動処理(Apps Script のトリガー・フォームの集計)を確かめる
退職日パスワードを再設定し、ログイン Cookie をリセットして、ログイン中の端末から追い出す。外部アプリへのアクセスを外す。メールの受け先を決める
引き継ぎのあと削除の画面でドライブとカレンダーを移す。メールは削除の前に移す。移したファイルの共有先を見直す

人事の退職の手続きの一覧に「情シス(管理者)へ連絡」の項目を入れておくと、連絡の遅れによる止め忘れを防げます。

退職日は、データの扱いを決める前に、まずログインできない状態にします。管理コンソールの「ディレクトリ」→「ユーザー」で退職するユーザーを開き、次の順に進めます。

パスワードの再設定だけでは、すでにログインしている端末のブラウザが開いたままのことがあります。セッションの終了まで行ってください。

停止・削除・アーカイブの比べ方

比べること	停止	削除	アーカイブ
ログイン	できない	できない	できない
データ	そのまま残る	ドライブとカレンダーは別のユーザーへ移せる。Gmail は削除の前に移す	まるごと残る
料金	通常のユーザーと同じ	かからない(ライセンスが空く)	アーカイブユーザーライセンスの料金
向いている場合	引き継ぎが終わるまでのつなぎ	引き継ぎが終わった	あとからメールやファイルを確かめる可能性がある

注意

停止中のユーザーにも、通常のユーザーと同じ料金がかかります(課金されるユーザーが多すぎる)。削除したユーザーは、削除から20日以内であれば復元できます。

アーカイブユーザーライセンスは、Business Starter・Business Standard・Business Plus・Enterprise のエディションで使えます(アーカイブユーザーライセンスを追加する)。

ユーザーを削除する画面で、ドライブのファイルとカレンダーの予定を別のユーザーへ移せます(退職したユーザーのデータを保持するオプション)。移したファイルは、受け取ったユーザーのマイドライブの中に、退職したユーザーのメールアドレスの名前が付いたフォルダとして入ります。

Gmail は削除の画面では移せません。メールを残す場合は、削除の前にデータ移行サービスで別のアカウントへ移すか、Vault を使えるエディションでは保持の設定をしてから削除します。本人が主催者の繰り返しの予定は、削除の前に別のユーザーへ移しておきます(ユーザーを削除する前に予定を移す)。

退職後に届くメールの受け方

いまの形

変えたあと

別名(エイリアス)にはライセンスが要らないため、アカウントを残して転送するより費用を抑えられます。

ファイルのオーナーを別のユーザーへ移しても、それまでの共有先はそのまま残ります。退職した人が取引先や「リンクを知っている全員」に共有していたファイルは、移したあとも開ける状態です。退職したユーザーが持っていたファイルについて、外部への共有を一度まとめて確かめてください。

ポイント

退職が決まってから最後の1か月だけ、ドライブの監査ログで、大量のダウンロードや外部への共有がなかったかを確かめておくと、あとで「何もなかった」と説明できます。見られるログの種類と期間は、エディションによって異なります。