画面の切り替えで失っている時間は、どれくらいか(試算のしかた)

メールを書きながらカレンダーを確かめる。資料を作りながら Keep のメモを探す。共有先を確かめるために、ドライブの画面を開く。どれも数秒から1分ほどの操作で、時間を使っている感覚はほとんどありません。ただ、仕事に戻ったときに「どこまで書いたっけ」と思い出す時間まで含めると、1日の中で積み重なっていきます。

この記事では、画面の切り替えで失っている時間を、調査の数字と試算で説明します。

調査で分かっていること

Harvard Business Review に掲載された調査(2022年)では、大手3社・137人の仕事を調べ、1人が1日に約1,200回、アプリや Web サイトを切り替えていたことが分かりました。切り替えたあとに仕事を把握し直す時間は、1人あたり週に4時間弱、勤務時間の約9%にあたります。

この数字は大手企業の調査で、業種や仕事の内容によって変わります。ただ、「切り替えの操作」より「戻ってきたあとに思い出す時間」のほうが大きいという点は、多くの職場に当てはまります。

1日5分を減らすと、どれくらいになるか

自社で考えるときは、大きな数字より、小さな前提から計算するほうが実感に合います。たとえば、予定・メモ・ToDo・共有先を確かめに行く往復に1日10分かかっていて、そのうち5分を減らせたとします。

1人・1か月の時間: 5分 × 20日 = 100分(1時間40分)
時給1,500円で換算した価値: 100分 ÷ 60分 × 1,500円 = 2,500円相当
100人の会社全体の時間: 100分 × 100人 ≒ 167時間/月

金額は、空いた時間を時給で換算した価値です。人件費の支払いが減るという計算ではありません。空いた時間を、お客様への対応や、後回しにしていた仕事に使えることが価値になります。

自社で計算する式

1人・1か月の時間(分) = 1日に減らせる時間(分) × 月の勤務日数

1人・1か月の価値(円) = 1人・1か月の時間(分) ÷ 60 × 時給

会社全体の価値(円) = 1人・1か月の価値 × 使う人数

時給は、給与だけでなく社会保険料なども含めた1時間あたりの費用で考えると、より実態に近くなります。

切り替えを減らす3つの方法

確かめる情報を、いまの画面の横に置く。Gmail やドキュメントの右側のサイドパネルで、カレンダー・Keep・ToDo を開けます。
確かめに行く回数を減らす。会議の候補をまとめて出す、共有先を一覧で見る、など、1回で済む形にします。
確かめる時間を決める。メールやチャットを見る時間をまとめると、作業の途中で切り替える回数が減ります。

Workspace Assist なら、どのページでも横に置ける

Workspace Assist は、Chrome の右側に開くパネルで、カレンダーの空き時間・ドライブの共有先・Keep・ToDo を、いま見ている画面のまま使えるサービスです。Google のアプリだけでなく、社内システムやお客様のサイトを見ているときも、同じ場所で使えます。

utnoa.com のトップページの「費用対効果」では、使う人数と1日に減らせる時間を変えて、時間の価値と利用料を比べられます。