一人ひとりに、
顧客との会議の前に、Gmail で前回以降のメールを読み、ドライブで最新の資料を探し、ドキュメントに議題をまとめる。会議のあとは ToDo に宿題を入れ、カレンダーを見ながら作業の時間を探す。サービスは全部 Google なのに、情報は人がタブの間で運んでいます。メールの要約だけが速くなっても、そのあとの転記や確認が残れば、仕事はあまり変わりません。
この記事では、Gemini アプリを質問に答える AI としてではなく、Google Workspace の情報を次の仕事に渡すために使う方法を説明します。つなげられるサービスは、契約・管理者の設定・アカウントの種類によって変わります。
最初に「仕事用の Gem」を作っておく
仕事用のアカウントでは、個人向けの「カスタム指示」が使えない場合があります。そのときは、指示を保存できる Gem を使います。Gemini アプリの左の「Gem」から、「仕事用アシスタント」のような名前で次の指示を登録します。お客様の名前や案件の名前など、毎回変わる情報は入れません。
日本語で結論から答えてください。資料やメールでは、事実・推測・確認できないことを分け、元の情報に無い氏名・日付・金額・理由を作らないでください。
参照するサービス・対象・期間・調べる目的を最初に示してください。Gmail やドライブを使ったときは、件名・日付・リンクを示してください。
結果は「次に誰が、何を判断または実行できるか」が分かる形にしてください。送信・予定の作成・タスクの登録・ファイルの変更は、私が明示するまで実行しないでください。1. 複数の資料を、決裁者が判断できる1ページにする
新しいツールの導入や外注先を選ぶとき、担当者が提案書・見積書・社内の要件を読み、上司向けの説明を作り直しています。Gemini には要約ではなく「決裁者が選ぶための1ページ」を頼みます。Canvas で整えたあと、人が原文と照らし合わせてからドキュメントに出します。
添付した【資料A】【資料B】【社内の要件】を比べ、【決裁者】が【決めたいこと】を判断するための1ページのメモを Canvas で作ってください。
「今回決めてほしいこと/費用・範囲・納期・契約の条件の比較/各案の利点と注意点/資料だけでは判断できないこと/相手に確かめる質問」の順にし、各事実に資料名とページか見出しを付けてください。
資料に無い効果や評価は補わないでください。2. Gmail とドライブの情報を、会議で決めることに変える
定例会議の前に要るのは、検索の結果ではなく、前回から何が決まり、誰の宿題が残り、最新の資料に反映されていない点は何かです。引き継いだ直後や、経緯を知る人が欠席する会議で特に効きます。
【会議日】の【会議名】に備えて、【案件名】の会議前のまとめを作ってください。
Gmail とドライブの【前回の会議日】から【確認日】までの情報を対象にし、「現在地/合意したこと/自社の宿題/相手の宿題と未回答/メールと資料の食い違い/今回決めること/会議で聞く質問5件まで/参照した件名・日付・リンク」の順にしてください。
新しい日付だけを理由に正しいと決めないでください。3. 社内マニュアルのページから、問い合わせに答える
社内マニュアルを Google サイトにまとめても、質問のたびに担当者がページを探し、返事に書き直しています。Chrome で該当のページを開き、使える環境なら Gemini in Chrome にそのタブを渡して、回答・番号つきの手順・ページだけでは判断できないこと・マニュアルに追記するとよい内容を出してもらいます。1件の回答で終わらず、マニュアルの弱い所も見つかります。
4. 社内ポータルへの回答を、Gem でそろえる
担当者によって回答の詳しさや注意書きが変わると、問い合わせる側が迷います。社内ポータルの回答に使う規程や FAQ をドキュメントでも管理し、そのファイルを「社内問い合わせ対応」の Gem の知識に追加します。Google サイトを Gem の知識に直接選べない場合があるためです。Gem には、回答の順番・確認できない場合の返し方・例外を勝手に作らないことを固定します。知識に入れた文書とサイトの内容がずれないよう、更新の担当と更新日を決めておきます。
5. 調べた結果を、マニュアルの改定と研修の素材まで進める
制度やサービスの変更を Deep Research で調べても、調べたレポートがドライブに置かれただけでは社員の行動は変わりません。要るのは、既存のマニュアルのどこを直すか、社員の操作がどう変わるか、問い合わせが増えそうな点は何かです。調べた結果をドキュメントに出し、既存のマニュアルと一緒に Gemini Notebook に入れれば、研修のスライドや FAQ のたたき台に展開できます。外の情報だけで社内の方針を決めないようにします。
6. ToDo を、今日の予定と早めの相談に変える
期限の近いタスクが10件あっても、会議が詰まっていれば今日できる量には限りがあります。未完了のタスクを、期限・予定・空き時間と並べて、「今日入る」「分ければ入る」「期限の変更やほかの人への相談が要る」に分けます。お客様への提出やほかの部署待ちのタスクを先に見つければ、遅れてから謝るのではなく、午前中に調整を始められます。
【日付】に実行する仕事を決めたいです。Google ToDo リストの未完了のタスクとカレンダーの予定を確認してください。
対象の時間は【開始】から【終了】までです。所要時間が書かれていないタスクは、勝手に決めず「所要時間を確認」にしてください。
「期限切れ・今日・今週が期限のタスク/お客様やほかの部署に影響するタスク/今日入れられる仕事/今日は入らない仕事/分ける・期限を変える・相談が必要な仕事/午前中に相談する内容」の順で出してください。使うときに気をつけること
- 接続先や権限は環境によって変わります。出典を残し、メール・ファイル・予定・タスクは人が確かめます。できなかった連携を、できたことにはしません。
- まずは次の会議の前に、Gmail とドライブを対象に「前回からの合意」「双方の宿題」「食い違い」「今回決めること」の4つを整理してみてください。
作った Gem をすぐ呼び出す方法は、Gemini で自分で作った Gem を、すぐ呼び出す方法で説明しています。