一人ひとりに、
規程や手順書がドライブにあっても、社員は担当者に質問し、担当者は同じ所を探して答えます。研修の資料を作っても、読む人によって必要な説明が違います。Gemini Notebook に資料を入れて質問するだけでは、こうした仕事はまだ変わりません。
この記事では、Gemini Notebook を「資料を読む場所」から、問い合わせ・判断・研修・企画へ根拠つきの理解を渡す場所にする使い方を説明します。はじめて使う場合は、先にGemini Notebook を社内で最初に使う3つの場面(規程とマニュアル・会議の記録・読まれない資料)をご覧ください。
先に知っておくこと
- ソースには、ドキュメント・スライド・スプレッドシート・PDF・ウェブのページ・音声・動画などを使えます。Studio では、レポート・データの表・音声と動画の概要・スライド・クイズなどに展開できます。
- ノートブックは1冊ずつ独立しています。ノートブックの外の知識を勝手に使わないことが強みですが、複数を比べたいときは別の方法が要ります。
- 書き出したドキュメントやスプレッドシートを直しても、ノートブックには自動で戻りません。
最初に入れておく指示
ノートブックごとの指示、またはそのノートブックを使う Gem に入れます。
回答には、根拠にしたソース名と引用の位置を付けてください。複数のソースが食い違う場合は両方を示し、新しい日付だけで正しいと決めないでください。
ソースに無い情報は一般の知識で補わず、「このノートブックでは確認できない」と書いてください。
共有の前に、ソースの権限・著作権・個人情報・書き出し先の共有設定を確認項目として示してください。作成・共有・書き出し・送信は、私が明示するまで実行しないでください。1. 規程と手順書から、社内の問い合わせに一次回答する
承認された規程・FAQ・申請書の説明を1つのノートブックに入れ、結論・手順・例外・確認できないことを根拠つきで出します。担当者は決まった質問を探す時間が減り、例外の判断に集中できます。回答をそのまま送らず、ソースと一致するか確かめる運用は残します。
このノートブックのソースだけを根拠に、次の社内の問い合わせへの回答の候補を作ってください。
【問い合わせの内容】
「結論/対象者/番号つきの手順/条件と例外/申請先または問い合わせ先/根拠のソース名と引用の位置/このノートブックでは確認できないこと」の順にしてください。2. 調べる前に、残すソースを決める
調べた結果をそのまま入れると、似た記事や古い資料が混ざり、どれを根拠にしたか分かりにくくなります。調べる論点・優先する一次情報・ドライブで探す社内の資料・採用と除外の条件を先に決め、採用するソースの題・発行元・日付・理由を一覧にしてから追加します。あとから質問する人も、同じ根拠に戻れます。
3. 複数の資料を、根拠つきの比べる表と決裁のメモにする
候補のサービスや制度の資料は、同じ項目が違う言葉で書かれています。費用・対象・条件・対象外・更新日・確認できていないことで並べ、各セルにソース名と引用の位置を付けます。決裁者向けには、同じ根拠から1ページの報告を作ります。表をスプレッドシートに書き出した場合は、どちらを正本にするかも決めます。
このノートブックの【ソースA】【ソースB】【ソースC】を、【決めたいこと】のために比べてください。
「比べる項目/各ソースの記載/共通点/違い/対象外/更新日/確認できていないこと/確かめる質問」の表を作り、各セルにソース名と引用の位置を付けてください。
そのあと、決裁者向けに「今回決めること/選択肢/主な違い/リスク/追加で確かめること」を1ページ分で出してください。4. 1つの資料から、読む人に合った研修の素材を作る
新入社員・管理者・現場の担当では、知りたいことが違います。形式を増やす前に、誰が、どの場面で、何をできるようになるかを決めます。移動中は音声、操作の研修はスライド、理解の確認はクイズのように役割を分ければ、同じソースから作るので教材ごとの説明がずれにくくなります。
5. 共有のノートブックを、新人が自分で確かめられる場所にする
研修のあとも同じ質問が続くなら、仕事中に戻れる場所がありません。承認された資料をまとめたノートブックを共有するときは、元のドライブのファイルとノートブックの権限が同じとは限らない点に注意します。個人情報やお客様の資料は入れず、誰が更新し、いつ見直すかを決めます。
6. 複数のノートブックの知見を、1つの企画に持ち寄る
Gemini Notebook の中では、ノートブックをまたいで質問できません。Gem の知識に複数のノートブックを追加できる環境では、それぞれの共通点・前提が食い違う点・今回使える条件を、根拠のノートブック名つきで出せます。表示はアカウントによって異なります。出ない場合は、各ノートブックの要点をドキュメントに書き出し、そのファイルを Gem に追加します。
7. ソースの更新を、古い回答を使い続けない仕組みにする
元の規程が更新されれば、回答は古くなります。正本の場所・最終の更新日・ノートブックの同期の状態・影響する FAQ やスライド・更新の担当を点検表にし、変わった所に関係する回答と素材だけを直します。知識を増やすことより、古い知識を使い続けないことが大事です。
使うときに気をつけること
- ノートブックの回答にも誤りはあり得ます。引用の位置・更新日・共有の範囲・書き出し先は人が確かめます。
- 社内のポータル(Google サイト)の内容は、ログインが要るページや埋め込みの中身まで取り込めるとは限りません。根拠になる規程や FAQ はドキュメントでも管理し、それをソースにすると安定します。