一人ひとりに、
「隣の席の人には Gemini のボタンが出ているのに、私の画面には出ません」。社員からこう聞かれたとき、原因の候補はいくつもあります。契約、管理者の設定、本人の設定、ログインしているアカウント。思いつくところから設定を変えていくと、どれが原因だったか分からなくなり、別の人に影響が出ることもあります。
この記事では、Gmail・ドキュメント・ドライブなどで Gemini のサイドパネルが出ない・使えないときに、管理者が確かめる順番を説明します。
Gemini のサイドパネルが使えるところ
Workspace の中の Gemini は、Gmail、Google ドキュメント、スライド、スプレッドシート、ドライブ、Chat などで、画面の右側のサイドパネルや、作業中の画面の中で使えます。Chat では、サイドパネルの代わりに別の形で表示される場合があります。どのアプリで、どの形で使いたいのかを、最初に社員に聞いておきます。
確かめる順番
1. ログインしているアカウント
会社の Google Workspace のアカウントでログインしているかを確かめます。ブラウザに個人のアカウントも入っていると、個人のアカウントの画面を開いていることがよくあります。画面の右上のアイコンで確かめてもらいます。
2. エディションとライセンス
管理コンソールの「お支払い」などで、会社の Google Workspace のエディションと、その人に割り当てられたライセンスを確かめます。使える Gemini の機能は、エディションによって異なります。
3. 管理者の設定
- Gemini アプリ(gemini.google.com)の利用は、管理コンソールの「生成 AI」→「Gemini アプリ」のサービスのステータスで確かめます。組織部門の設定だけでなく、グループによる例外も確かめます。
- 対応するエディションでは、「生成 AI」→「Gemini for Workspace」→「機能へのアクセス」で、Gmail やドキュメントなどのサービスごとに Gemini がオンになっているかを確かめます。
4. 利用者のスマート機能の設定
Workspace の中の Gemini を使うには、利用者の Gmail の設定で、スマート機能がオンになっている必要がある場合があります。「Gmail、Chat、Meet のスマート機能」「Google Workspace のスマート機能」の状態を、本人に確かめてもらいます。特権管理者は、管理コンソールの「アカウント」→「アカウント設定」→「Google Workspace のスマート機能」で既定値を決められますが、利用者は後から自分で切り替えられます。
5. 言語・年齢などの条件
機能によっては、対応する言語や、利用者の年齢の条件があります。表示の言語を変えている人だけ使えない、という場合もあります。
6. ブラウザ
ほかの条件に問題がなければ、ブラウザの拡張機能や、Cookie の設定の影響を確かめます。シークレット ウィンドウや別のブラウザで、会社のアカウントでログインして試してもらうと、切り分けられます。
切り分けるときの決まり
- 1項目ずつ確かめ、変更したら結果を記録します。まとめて変えると、どれが原因だったか分からなくなります。
- 使える人と使えない人を1人ずつ選び、同じ項目を比べます。
- 設定を変えたあと、反映まで時間がかかることがあります。操作を繰り返す前に、変更した時刻を残します。
はじめて有効化するときの確かめ方は、Gemini for Workspaceを有効化する前後の確認手順で説明しています。