Gmail の Gemini の要約を、一部の部署だけオフにしたいときの確認と手順

「人事部のメールだけは、AI の要約を出さないようにしたい」。Gmail を開くと、スレッドの上に「AI による概要」が出るようになった。便利だと感じる部署がある一方で、機微な内容を扱う部署からは、止めてほしいという声が上がる。ところが、管理コンソールを探しても、部署ごとに「Gmail の要約だけ」を止める項目がすぐには見つからないことがあります。

この記事では、Gmail の Gemini の要約を一部の部署だけ止めたいときに、管理者が確かめることと手順を説明します。

最初に、止めたいものを1行にする

「Gmail の画面に要約を出さない」のか、「人事のメールを AI に読ませない」のかで、確かめる設定が違います。前者は Gmail の中の機能の設定、後者は Gemini アプリ(gemini.google.com)から Gmail のデータを参照する設定も関わります。止めたいものを具体的に書いてから、設定を探します。

要約が表示される条件

Gmail の「AI による概要」は、利用者の Gmail の設定で「Gmail、Chat、Meet のスマート機能」と「Google Workspace のスマート機能」がオンのときに表示されます。対応する言語でのみ使えます。

方法1: 管理者が、Gmail の Gemini 機能を部署ごとにオフにする(対応するエディション)

Enterprise Standard・Enterprise Plus などの対応するエディションでは、Workspace の各サービスの Gemini 機能を、組織部門やグループごとにオン・オフできます。

管理者のアカウントで Google 管理コンソールにログインします。
メニューから「生成 AI」→「Gemini for Workspace」を開きます。
「機能へのアクセス」を開きます。
左で対象の組織部門かグループを選びます。
Gmail の横の「編集」を押し、「オフ」を選んで保存します。

対応するエディションかどうかは、Google の公式の説明で確かめてください。Business の各プランで同じ項目が使えるとは限りません。

方法2: 利用者のスマート機能の設定で止める

対応するエディションでない場合や、個人単位で止めたい場合は、利用者の Gmail の設定で「Google Workspace のスマート機能」などをオフにします。ただし、この設定をオフにすると、Gmail や他の Workspace アプリでの AI による作成や校正などの機能も使えなくなります。

特権管理者は、管理コンソールの「アカウント」→「アカウント設定」→「Google Workspace のスマート機能」で、利用者の既定値を決められます。ただし、利用者は後から自分で設定を切り替えられます。部署ごとに強制する設定ではない点に注意してください。

方法1・2で止まらないもの

Gmail で Gemini をオフにしても、Gemini アプリから Gmail のデータを参照できる場合があります。Gemini アプリから Google のアプリへのアクセスは、「生成 AI」の Gemini アプリの設定で別に確かめます。
あるアプリで Gemini をオフにしても、別のアプリの Gemini から、そのデータについて質問できることがあります。
機能を止めることと、メールの閲覧の権限を整理することは別です。人事のメールを誰が見られるかは、メールの共有や委任の設定で確かめます。

設定したあとに確かめること

対象の部署の人と、対象外の部署の人の、それぞれ1人に Gmail を開いてもらい、要約が出るかを確かめます。
会社のアカウントでログインしているかも確かめます(個人のアカウントの Gmail を見て「止まっていない」と判断することがあります)。
設定した日時、対象、元の値と新しい値を記録します。

組織部門ごとに Gemini を止める考え方は、Geminiを組織部門ごとにオフにする前に確認する設定でも説明しています。