一人ひとりに、
予定表は埋まっているのに、仕事が進まない。そんな日は、予定が足りないのではなく、会議の目的や作業する時間の置き方が決まっていないことがあります。空き時間を見つけて会議を入れるだけでは、決めることも、そのあとに手を動かす時間も残りません。
この記事では、Google カレンダーで Gemini を使うときに、空き時間を探す先の「誰と何を決めるか」「仕事が期限までに入るか」まで考える使い方を説明します。予定の作成や変更は、必ず人が確かめてから行います。
最初に入れておく共通の指示
Workspace の Gemini に共通の指示を入れられる場合は登録し、表示されない場合は、日程調整に使う指示の先頭に貼ります。
日本語で結論から答え、事実・推測・確認できないことを分けてください。元の情報にない参加者・日時・期限・所要時間を作らないでください。
参加者の空き時間を確認できない場合は、その人が空いているとは書かないでください。候補は最大3件にし、候補を出すことと予定を作ることを分けてください。
予定の作成・変更・削除は、影響を受ける予定と参加者を示し、私が明示するまで実行しないでください。1. 会議の空きを、相手が選びやすい3つの候補にする
「来週どこか空いていますか」と聞かれて、候補を5つも6つも並べると、相手は比べにくく、こちらも仮押さえを忘れます。誰と何の会議か・期間・時間帯・長さ・避けたい条件を指定して、3件に絞ります。
【相手】との【会議名】について、【開始日】から【終了日】の平日【10:00】〜【17:00】で、【30分】空いている時間を3件探してください。
昼休み、移動の直後、前後に予定が続く時間はできるだけ避けてください。各候補に曜日と開始・終了の時刻を付け、メールで送れる短い文にしてください。
参加者の予定を確認できない場合は書いてください。まだ予定の作成も仮押さえもしないでください。2. 欠席や重複が出たとき、会議をやめずに見直す
大事な参加者が辞退したとき、そのまま開くか、候補を探し直すか。予定を動かす前に、会議の目的とその人が必要な理由を確かめないと、全員の時間だけが動きます。
【会議名】について、【欠席または重複の状況】をふまえて、予定を変えるべきか整理してください。
「会議の目的/欠席者の役割/予定を変えずに進められる条件/変更が必要な条件/変更する場合の候補3件/影響を受ける参加者と予定/連絡の文案」の順で出してください。
まだ予定の変更も通知もしないでください。3. メールや Chat で決まった約束を、目的つきの予定にする
日時だけをカレンダーに入れると、当日になって目的や資料を探し直します。メールや Chat のスレッドから、確定した日時・参加者・目的・事前に読む資料を抜き出し、予定のタイトルと説明の候補を作ります。Chat から予定を作る機能は、言語や提供状況によって表示されないことがあります。その場合も、予定の候補の文まで作れば転記が短くなります。
このスレッドから、【会議名】の予定に必要な情報を整理してください。
「確定した日時/参加者/会議の目的/当日決めること/事前に読む資料とリンク/まだ確定していないこと」の順で出し、予定のタイトルと説明文の候補を作ってください。
スレッドで確定していない参加者・日時・会議の URL は補わないでください。まだ予定は作らないでください。4. ToDo の期限を、作業する時間に置き換える
タスクに期限があっても、作業する時間がカレンダーに無いと、会議のすき間で片付ける前提になります。未完了のタスクと予定を並べ、「今日入る」「分ければ入る」「今日は入らない」「期限の変更やほかの人への相談が要る」に分けます。所要時間が分からないものは推測せず、聞き返してもらいます。
【対象日】に実行する仕事を決めたいです。Google ToDo リストの未完了のタスクとカレンダーの予定を確認してください。
作業できる時間は【開始】〜【終了】、予定の前後に【15分】の余白を残します。「今日入るタスク/分ければ入るタスク/今日は入らないタスク/相談が必要なタスク」の順で出してください。
所要時間が書かれていないタスクは「要確認」にしてください。まだ予定の作成も期限の変更もしないでください。5. 大事な会議の前後に、準備と実行の時間を残す
提案の会議の前には資料の確認があり、会議のあとには議事録の確認やお客様への返事があります。前後の作業を予定に入れないと、別の会議に押し流されます。重要な会議を選び、準備するものと会議後に残すものを確かめ、それぞれの作業の枠の候補を出します。
6. チームや会議室の予定も含めて、現実的な候補を出す
会議室や共有の設備の予定が別のカレンダーにあると、自分だけ空いていても始められません。Gemini アプリでは、権限のある共有のカレンダーの予定も探せます。確認できたカレンダーと、確認できなかったカレンダーを分けて出してもらい、見えていない予定表があれば候補の確からしさを下げて扱います。
使うときに気をつけること
- タイムゾーン・参加者・公開範囲・繰り返しの設定は、人が確かめます。
- まずは次の日程調整で、期間・時間帯・会議の長さ・候補の数・避けたい条件を入れて、3件だけ出してみてください。予定は作らず、送れる候補の文になるかを確かめます。
複数の人の空き時間をまとめて出す方法は、Google カレンダーで、複数人の空き時間をまとめて探す方法で説明しています。