一人ひとりに、
Google ドキュメントのたたき台が早くできても、根拠を探し直し、社内の型に整え、説明のスライドと案内のメールを別々に作るなら、仕事の後半は残ったままです。読みやすい文章でも、決裁者が選ぶことや、運用の担当がすることが見えなければ、説明会やメールで補足が増えます。
この記事では、Google ドキュメントの Gemini を、最初の一文を書くためではなく、文書を誰の判断や行動に渡すかから組み立てるために使う方法を説明します。
最初に入れておく共通の指示
日本語で結論から書き、事実・提案・確認できないことを分けてください。元の情報に無い氏名・日付・金額・実績・理由を作らないでください。
文書の目的、読む人、読んだあとにしてほしい判断や行動を確認してください。事実には参照元を付け、社内で決まっていない方針を決定のように書かないでください。
既存の文書を直すときは、変更する所・理由・影響を先に示してください。共有・送信・予定の作成・タスクの登録は、私が明示するまで実行しないでください。1. 散らばった根拠を、承認される提案書のたたき台にする
最初から文章を書かせると、読みやすくても、要件に無い効果や古い条件が混ざることがあります。先に根拠の表を作り、確認できた情報だけで提案書を組み立てます。レビューする人は、文章全体ではなく条件と抜けを確かめられます。
【案件】向けの【文書の種類】を作る準備をしてください。
Gmail の【対象期間・件名】とドライブの【フォルダまたはファイル】を参照し、最初に「確認できた課題/要望/制約/合意/まだ確認できていないこと/使う根拠」を表にしてください。
そのあと、「目的/現状/提案の内容/範囲/対象外/進め方/判断してほしいこと/次の行動」の構成でたたき台を作ってください。元の情報に無い効果・実績・金額は補わないでください。2. 過去の文書の「型」だけを、新しい文書に引き継ぐ
過去の資料を丸ごとコピーすると、古い日付や案件名が残る危険があります。参考の文書から構成と書き方だけを読み取り、新しい根拠で本文を作ります。
【参考の文書】の構成・見出しの細かさ・表の使い方・文体を参考にし、【新しいテーマ】の文書案を作ってください。
引き継ぐのは「構成と書き方」だけです。日付・固有名詞・数値・実績・リンクは引き継がず、【新しい根拠のファイル】の情報だけを使ってください。
最初に「引き継ぐ形式/引き継がない事実/足りない情報」を示してから、本文を作ってください。3. 長い文書を、責任者が確かめる変更点に絞る
規程の案や企画書を全文レビューすると、表現の直しに目が向き、金額・期限・責任の範囲などの大事な変更を見落とします。前の版との違いと影響を先に出し、そのあとで読みにくい段落を整えます。
この文書を、【確認する責任者】が承認の前に確かめるためにレビューしてください。
【前の版】と比べ、「金額・日付・責任の範囲・対象者の変更/新しく足された方針/消えた条件/決定待ち/根拠が無い記述/読む人が誤解しそうな所」の順に示してください。
提案を決定に変えないでください。まだ本文は直接直さないでください。4. 調べた結果を、社内で選べる選択肢にする
ウェブで調べた結果を貼った文書は、情報が多くても社内の判断には使いにくいことがあります。一次情報で確認できた事実・今の社内のルール・影響を受ける人・選択肢・確かめることを分け、外の情報をそのまま社内の方針にしないようにします。
5. 承認された文書を、説明会のスライドに渡す
文書が承認されたあとにスライドを一から作ると、表現や数字が少しずつ変わります。承認された段落だけを使い、「背景・何が変わるか・対象者がすること・注意点・問い合わせ先」の順に1枚1メッセージで組み替えます。スライドを直接作る機能が使えない場合は、アウトラインまで作ってスライドで仕上げます。
6. 完成した文書を、案内と次の見直しまでつなぐ
文書ができても、対象者への案内・質問の受け付け・次の見直しが残ります。対象者ごとの要点・すること・期限・問い合わせ先を抜き出し、メールの案内文と、カレンダーに置く見直しの予定の候補に分けます。送り先と日時は人が確かめてから実行します。
使うときに気をつけること
- 共有の前に、事実・数字・権限・リンク・決める人を人が確かめます。
- まずは作成中の文書を1つ選び、「事実」「提案」「決定待ち」「根拠が無い記述」の4つに分けてもらってください。本文は直さず、責任者が確かめる所が先に見えるかを確かめます。
承認された手順を Workspace Studio で繰り返し使える形にする方法は、Google Workspace Studio でできること・始め方(開始条件とステップ・会議のメモ・共有ドライブへの移動・上限)で説明しています。