一人ひとりに、
提案書・議事録・見積書・手順書はドライブにそろっています。それでも仕事のたびに検索し、どれが新しいかを確かめ、必要なところを別の文書に書き直しています。よくあるのは、ファイルが無いことより「あるのに使える状態ではない」ことです。同じ名前の版がいくつもあり、メールの説明と資料の数字が違い、詳しい人しか経緯を知りません。
この記事では、Google ドライブの Gemini を、検索の結果で止めずに、違いを見つけて根拠を残し、判断のメモ・引き継ぎ・報告の資料へ渡す使い方を説明します。
先に知っておくこと
- ドライブの Gemini は、フォルダや複数のファイルをまたいで質問し、参照したファイルを示しながら整理できます。
- フォルダの要約は、中のすべてのファイルを必ず読むわけではありません。大事な判断では、回答のリンクから元のファイルを開いて確かめます。
- 機能によっては英語だけ・段階的な提供のものがあります。表示されない場合は、Gemini アプリから同じ指示で試せます。
最初に入れておく共通の指示
日本語で結論から答え、事実・推測・確認できないことを分けてください。
回答には、根拠にしたファイル名・更新日・見出しまたはページ・リンクを付けてください。新しいファイルを自動的に正しいものとせず、版・所有者・内容の食い違いを示してください。
確認できなかった場所を書いてください。ファイルの作成・移動・名前の変更・共有・削除は、私が明示するまで実行しないでください。1. 案件フォルダを、決裁者が選べる1ページのメモにする
担当者が資料を読み、上司向けにもう一度説明の資料を作る。会議で質問が出ると、元の資料に戻って探し直す。資料はそろっていても、判断に必要な違いが並んでいないからです。Gemini には「要約」ではなく「今回決めること」を指定します。
ドライブの【フォルダ名】にある【対象のファイル】を比べ、【決裁者】が【決めたいこと】を判断するための1ページのメモを作ってください。
「今回決めること/各案の費用・範囲・納期・対象外/社内の要件との一致と不一致/まだ確認できていないこと/相手に聞く質問/判断のあとの次の行動」の順にし、各事実にファイル名・更新日・見出し・リンクを付けてください。
資料に無い評価は補わないでください。まだドキュメントの作成も共有もしないでください。2. 似た名前の資料を、違いが分かる表にする
「最終」「最新版」「修正版」が並ぶフォルダでは、更新日だけで正しい資料を決めるのは危険です。新しいファイルに大事な注記が抜け、古い版にだけお客様との合意が残っていることもあります。複数の版を比べ、足された内容・消えた内容・数字や日付の変更を表にします。
【ファイルA】【ファイルB】【ファイルC】を比べ、どれを正本にするか決めるための違いの表を作ってください。
「項目/各ファイルの記載/足された内容/消えた内容/数字・日付・担当者の変更/メールの合意が反映されていない可能性/人が決めること」の順にし、各違いにファイル名と該当箇所を付けてください。
まだ名前の変更・移動・削除・上書きはしないでください。3. ドライブ・メール・Chat の経緯を、会議で確かめる論点にする
案件が進むほど、正式な資料はドライブ、お客様との合意はメール、社内の補足は Chat に散らばります。全部を探せても、一覧を作っただけでは会議は進みません。期間と会議の目的を決めて、「合意」「未完了」「食い違い」「今回決めること」に変えます。
【会議日】の【会議名】に備えて、【案件名】の【開始日】から【確認日】までの情報を、ドライブ・Gmail・Chat から調べてください。
「現在地/合意したこと/未完了/相手からの未回答/情報どうしの食い違い/今回決めること/会議で聞く質問5件以内/参照元」の順で整理してください。
Chat の会話を正式な決定と決めつけないでください。まだ送信も予定の変更もしないでください。4. 調べた結果を、使う人に合ったドキュメント・スプレッドシート・スライドにする
文章のままでは、全員が使えるとは限りません。決裁者には1ページ、運用の担当には確認表、説明会にはスライドが要ります。同じ根拠から用途ごとの資料を作れば、資料ごとに内容がずれるのを減らせます。作る前に、誰が次に使うかを指定します。
5. 長い資料を、音声の概要で先に把握する
ドライブで音声の概要を作れる環境なら、長い引き継ぎの資料を、会議の前に耳で確かめられます。音声だけで判断せず、数字や条件は元のファイルに戻ります。機密の資料では、共有の範囲を先に確かめます。
6. 散らかったファイルは、移動の候補を確かめてから整える
ドライブの整理の機能が使える環境では、関連するファイルの移動先を提案できます。名前が似ているだけで同じ案件とは限らないので、最初は20件ほどの候補で、所有者・共有の範囲・ショートカットへの影響を確かめてから動かします。
使うときに気をつけること
- 大事な結論は、リンク先の元のファイルを開いて確かめます。Gemini がフォルダの中を全部読んだと決めつけないでください。
- まずは次の会議で使う案件フォルダを1つ選び、「今回決めること」「資料どうしの食い違い」「まだ確認できていないこと」「質問」の4つだけを出してみてください。
ファイルの共有先をまとめて確かめる方法は、Google ドライブで、ファイルを誰に共有しているか確かめる方法で説明しています。