Google カレンダーで会議室・備品を予約できるようにする方法(ビルディングとリソースの作り方・予約できる人の設定)

会議室や社用車、プロジェクターの予約を、ホワイトボードや共有の表で管理していると、表への書き忘れからダブルブッキングが起きます。Google Workspace では、会議室や備品を「カレンダー リソース」として登録すると、社員は予定にゲストを招くのと同じ操作で予約できます(カレンダー リソースとは)。この記事では、リソースの作り方と、作るときに決めておく設定を説明します。

会議室の空きを探して予約し、表に書き込む作業は、社員30人の会社で、1か月に約6時間50分かかる計算です。カレンダー リソースにすると、そのうち約5時間50分を減らせます(前提と計算は「どれだけ時間が減るか(試算)」にまとめています)。

作る順番

管理コンソールの「ディレクトリ」→「ビルディングとリソース」→「概要」から作ります。作業には、ビルディングとリソースを管理する権限を持つ管理者の役割が必要です。リソースは通常、追加してから数分で使えるようになりますが、すべてのユーザーのカレンダーに表示されるまで最長で24時間ほどかかることがあります(ビルディング、設備や機能、カレンダー リソースを作成する)。

リソースのカテゴリと名前の付け方

リソースのカテゴリは「会議室」と「その他」の2つです。会議に使う部屋は会議室、社用車や貸し出し用のノートパソコンのように会議に使わないものは、その他にします。

場所・階・名前・人数が名前だけで分かるようにそろえると、候補の一覧から探しやすくなります。

予約できる人と予定の見え方を決める

リソースのカレンダーは、Google カレンダーの「マイカレンダー」から、リソースの「設定と共有」を開いて共有の設定を変えます。権限は「予定の有無のみを表示」「すべての予定の詳細を表示」「予定の変更」「変更および共有の管理権限」から選びます(会議室とリソースが登録されたカレンダーを共有する)。

役員用の応接室や社用車のように、予約できる人を絞りたいリソースは、会社全体ではなく、特定のユーザーや Google グループに予約の権限を付けます。

社員が予約するときの操作

社員は、Google カレンダーで予定を作るときに、詳しい設定の画面の「会議室」から、その時間に空いている会議室を選びます。ビルディング・収容人数・設備で絞り込めるため、「6人が入り、モニターのある部屋」のような探し方ができます。選んだ会議室は、ゲストと同じように予定に入り、その時間はほかの人の候補から外れます。

社用車や備品のように「その他」のカテゴリにしたリソースも、同じように予定に追加して予約します。予約がそのまま利用の記録になるため、紙の貸し出し台帳が要らなくなります。

空予約を減らす運用

• 会議が中止になったら、予定を消すか、予定から会議室だけを外す。
• 繰り返しの予定で会議室を押さえるときは、終了日を決める。
• 切り替えの前に入っている先の予約は、総務がまとめてカレンダーに入れ直す。

どれだけ時間が減るか(試算)

試算の前提: 社員30人の会社で、1人が月に4回会議室を予約する場合。表を開いて空きを探し、予定を作って表にも書き込むのを1回3分、カレンダーで予定を作るときに会議室を選ぶのを30秒としています。ダブルブッキングで部屋を探し直すことが月5回、1回10分としています。

合計で、1か月に約5時間50分、1年で約70時間の作業が減ります。時給1,500円で換算すると、年に約10.5万円分の時間です。

会議の最初の数分が部屋探しで消えなくなり、社用車や備品は、予約がそのまま「誰が、いつ使ったか」の記録になります。