Google Workspace で info@ などの共有アドレスを作る方法(Google グループ・エイリアス・共有受信トレイの使い分け)

info@ や support@ のように、複数の社員で受ける共有のメールアドレスは、Google Workspace ではユーザーを作らずに用意できます。この記事では、Google グループ・エイリアス・共有受信トレイの違いと、グループで共有アドレスを作るときに最初に決めておく設定を説明します。

共有アドレスの「誰が返信したか」の確認と、担当が変わるときの転送の付け替えは、問い合わせが月60件ある会社で、1か月に約2時間20分かかる計算です。グループと共同トレイにすると、そのうち約1時間50分を減らせます(前提と計算は「どれだけ時間が減るか(試算)」にまとめています)。

3つの作り方の違い

共有アドレスの3つの作り方

項目	Google グループ	エイリアス	共有受信トレイ
受ける人	複数人。メンバー全員に届く	1人。その人の受信トレイに届く	決めた人たちが1つの受信トレイを開く
費用	ライセンスは要らない	1人につき最大30個、追加料金なし	Business Starter・Standard・Plus が対象
担当の入れ替え	メンバーの変更だけ	エイリアスの付け替えが要る	代理人の追加・削除

Google グループは、すべてのエディションで使え、メンバーの数に上限はありません(Google グループに関するよくある質問(管理者向け))。エイリアスは、管理者がユーザー1人につき最大30個まで、追加料金なしで追加できます(予備のメールアドレス(メールエイリアス)を追加または削除する)。共有受信トレイは、管理コンソールの「ユーザー」の「共有メールアドレスを設定」から作る機能で、表示されていない場合があります(共有受信トレイを作成する)。

注意

共有アドレスのためにユーザーを1人分作り、パスワードを複数人で使う運用は避けてください。誰がログインしたかが記録で分からなくなり、2段階認証も設定しにくくなります。

アドレスごとの決め方

よくある共有アドレスの割り振り(例)

アドレス	受ける人	社外から届くか	作り方
info@・support@	複数人	届く	グループ(共同トレイ)
invoice@(請求書の受け取り)	経理の数人	届く	グループ
recruit@	採用の担当1人	届く	エイリアス(担当が複数ならグループ)
sales@(部署の連絡用)	部署の全員	届かない	グループ(社外からは受け取らない)

部署ごとのグループは、共有ドライブのメンバーとしても使えます。異動のときにグループのメンバーを直せば、メールと共有ドライブの両方が切り替わります。

グループで共有アドレスを作る

グループで共有アドレスを作る順番

グループを作成する管理コンソールの「ディレクトリ」→「グループ」で「グループを作成」を押す
名前とアドレスを入れるグループ名、メールアドレス、説明、オーナーを入力する
メンバーを足すアクセスの種類を選び、受ける人をメンバーにする
社外から受け取る設定社外の窓口なら、組織外のユーザーがメールを送れる設定にする
届くか試す個人の Gmail などから1通送り、メンバーに届くことを確かめる

グループの作成の画面と項目は、組織内にグループを作成するで確かめられます。

社外からのメールを受け取らない設定のままだと、お客様が送ったメールがメンバーに届きません。受け取る設定にすると迷惑メールも届くため、メッセージの管理(オーナーが確かめてから配る)の使い方も決めておきます。

グループのアドレスで返信する

Gmail の「設定」→「アカウント」の「他のメールアドレスを追加」から、グループのアドレスを差出人として追加できます。確認のメールがグループ宛に届くため、グループの「投稿できるユーザー」を、外部からも送れる設定にしておく必要があります。設定にはグループのオーナーかマネージャーの役割が必要です(Gmail でグループをメールアドレスとして追加する)。

共同トレイで返信の担当を分ける

グループを共同トレイにすると、届いた会話をメンバーに割り当て、「完了」などの状態を付けられます。全員に同じメールが届くグループで起きやすい、二重の返信と返信の漏れを防げます。共同トレイの設定は、グループのオーナーかマネージャーが Google グループの画面から行います。

どれだけ時間が減るか(試算)

試算の前提: 社員30人の会社で、info@ に月60件の問い合わせが届き、1人のアカウントで受けてほかの人に転送している場合。「誰か返した?」の確認を1件2分、共同トレイで担当を見るのを30秒、担当の入れ替えに伴う転送の付け替えを月1回20分、グループのメンバーの変更を2分としています。

共有アドレスの仕事(1か月)

作業(回数)	いま	グループと共同トレイ	1か月で減る時間
誰が返信したかを確かめる(月60件)	2分	30秒	約1時間30分
担当の入れ替えで受け方を付け替える(月1回)	20分	2分	約20分

合計で、1か月に約1時間50分、1年で約22時間の作業が減ります。時給1,500円で換算すると、年に約3.2万円分の時間です。共有アドレスのためにユーザーを1人分作っていた場合は、そのライセンスの費用もかからなくなります。

返信の漏れと二重の返信がなくなると、お客様への返事の早さとそろい方が変わります。