一人ひとりに、
社内のファイルサーバー(NAS)や Dropbox に置いている会社のファイルを、Google Workspace のドライブへ移す手順を説明します。移行で時間がかかるのは、ファイルをコピーする作業よりも、どの共有ドライブに置き、誰が見られるようにするかを決める作業です。移す方法は、移行元によって変わります。
ファイルを探す・渡す・開けないときの問い合わせは、社員30人の会社で、1か月に約34時間かかる計算です。Google ドライブに移すと、そのうち約23時間を減らせます(前提と計算は「どれだけ時間が減るか(試算)」にまとめています)。
移す順番
- 共有ドライブを決める部署ごとなどの分け方と、それぞれのメンバーを決めて作る
- 移すものを決める移すフォルダ・移さないフォルダを一覧にする
- ユーザーを作る移行の前に、社員のユーザーを作っておく
- ファイルを移すファイルサーバーはパソコン版ドライブで、Dropbox は管理コンソールのデータのインポートで移す
- 共有を点検する「リンクを知っている全員」などの共有が残っていないか確かめる
移す前に決めること
会社のファイルは、個人のマイドライブではなく共有ドライブに置きます。共有ドライブのファイルはチームが持つので、作った社員が退職してもファイルは残ります。共有ドライブでは、メンバーになった人がその中のファイルを見られるため、見られる人の範囲で分けると管理しやすくなります。
| 項目 | 決めること |
|---|---|
| 共有ドライブの分け方 | 部署ごと・案件ごとなど。ファイルサーバーの1段目のフォルダが目安になる |
| メンバー | それぞれの共有ドライブに入る人と、その権限(管理者・コンテンツ管理者・閲覧者など) |
| 移さないもの | 長い間更新していないフォルダ。移行元に読み取り専用で残すか決める |
| 切り替えの日 | この日から Google ドライブだけを使い、移行元を読み取り専用にする日 |
ファイルサーバーから移す
Google の移行サービスの一覧では、ファイル共有からの移行には Google Workspace Migrate が案内されています(Google Workspace 移行サービスの一覧)。移行用の環境を用意して設定する道具のため、社員が数十人までの組織では、パソコン版ドライブで共有ドライブにコピーする方法も選べます。パソコン版ドライブを入れると、エクスプローラーや Finder から共有ドライブを開き、フォルダをコピーできます(パソコン版ドライブをインストールする)。
ファイルサーバーで設定していたアクセス権は、コピーしても引き継がれません。誰が見られるかは、共有ドライブのメンバーで設定し直します。ほかのファイルを参照している Excel の数式やリンクは、置き場所が変わると参照が切れるため、移す前に洗い出してください。
Dropbox から移す
Dropbox の会社向けのアカウントからは、管理コンソールの「データ」→「データのインポートとエクスポート」→「データのインポート」で移せます。Business Starter を含む多くのエディションが対象です。特権管理者が作業し、移す先の共有ドライブと、社員のユーザーを先に作っておく必要があります。一度にインポートできる Dropbox のフォルダは150個までで、同じデータを複数回インポートすると、ファイルが重複することがあります(Dropbox アカウントからファイルを移行する)。
- フォルダとファイル(元の形式のまま)
- オーナー・編集者・閲覧者の権限
- 「リンクを知っている全員」の共有
- ファイルの古いバージョン
- Dropbox Paper のファイル
- 「招待されたユーザーのみ」のリンクの設定
出典はDropbox のファイル移行で移行されるデータです。チームフォルダの権限は、編集者がコンテンツ管理者に、閲覧者が閲覧者にインポートされます。
共有ドライブの上限
| 項目 | 上限 |
|---|---|
| 1つの共有ドライブのアイテム数 | 50万個(ファイル・フォルダ・ショートカット) |
| フォルダの階層 | 100レベル |
| 1人がアップロード・コピーできる量 | 24時間で750GB |
大きなファイルサーバーは、部署ごとに担当を分け、何日かに分けて移す計画にします(Google ドライブにおける共有ドライブの制限)。
移したあとに共有を点検する
Dropbox で「リンクを知っている全員」になっていたファイルは、同じ設定のまま移ります。移行の作業中に、一時的に広く共有したファイルが残ることもあります。移行が終わったら、ファイルがそろっているかと一緒に、社外に開いている共有がないかを確かめます。共有ドライブと社員全員のマイドライブの共有をまとめて点検したい場合は、Workspace Check で、4つのアラート(リンクを知っている全員・個人のメールアドレス・許可していない会社・動いていないアカウント)ごとに件数と一覧を出せます。
どれだけ時間が減るか(試算)
試算の前提: 社員30人の会社が、ファイルサーバーから Google ドライブに移した場合。移したあとは、社外やスマホからも VPN なしで検索して開け、取引先にはドライブの共有で渡せます。
| 作業(回数) | いま | Google ドライブに移すと | 1か月で減る時間 |
|---|---|---|---|
| ファイルを探して開く(30人 × 月15回) | 3分 | 1分 | 約15時間 |
| 取引先にファイルを渡す(30人 × 月3回) | 6分 | 2分 | 約6時間 |
| 「開けない」「容量がいっぱい」の問い合わせに答える(管理者 月5回) | 30分 | 10分 | 約1時間40分 |
合計で、1か月に約23時間、1年で約270時間の作業が減ります。時給1,500円で換算すると、年に約41万円分の時間です。
ドライブに置いた資料は、Gemini に要点をまとめてもらったり、過去の似た資料を探してもらったりする相手にもなります。