見つかった Google ドライブの共有を、危ない順に直す進め方(持ち主への依頼とまとめて外す)

初めて会社全体の共有を点検すると、危ない共有が数十件から数百件見つかることがあります。全部を管理者が1件ずつ直そうとすると、どれが仕事で使っている共有か分からず、手が止まります。外してはいけない共有を外して、取引先との仕事を止めてしまうこともあります。

この記事では、直す順番の決め方と、持ち主の社員への頼み方、まとめて外すときの注意、直したことを次の点検で確かめる方法を説明します。

見つかった共有を直す作業は、危ない共有が月20件見つかる会社で、1か月に約3時間20分かかる計算です。Workspace Check の一覧と CSV を使えば、そのうち約3時間を減らせます(前提と計算は「どれだけ時間が減るか(試算)」にまとめています)。

直す順番を決める

開ける人が多いほど、中身が大事なほど、先に直します。

持ち主の社員に頼む

仕事で使っている共有かどうかは、持ち主の社員がいちばんよく知っています。管理者は一覧を持ち主ごとに分けて、確かめてもらいます。

件名: 共有の設定の確認のお願い(10月の点検)
〇〇さん
毎月の共有の点検で、〇〇さんが持ち主のファイルのうち、下の3件が社外の人も開ける設定になっていました。
いまも社外の人に見せる必要があるかを確かめて、10月10日までに次のどちらかをお願いします。
・要らなければ、共有の画面で「制限付き」に変える
・必要なら、理由をこのメールの返信で教える
(ファイルの一覧)

期限と、「必要なら理由を教える」の逃げ道を書いておくと、返事が集まりやすくなります。1件ずつの共有の外し方は、Google ドライブの共有を外す・権限を変える方法で説明しています。

まとめて外すときの注意

• 外す前に、仕事で使っている共有でないかを持ち主に確かめます。取引が続いている会社の共有を外すと、相手が急に開けなくなります。
• 共有ドライブのメンバーと、フォルダ・ファイルの共有は別です。メンバーから外しても、フォルダに直接足した共有は残ります。
• 外したことは、日付と件数を記録に残します。審査や取引先に聞かれたときの裏付けになります。

Workspace Check なら、一覧から直して、次の点検で確かめられる

Workspace Check は、共有ドライブと社員全員のマイドライブの共有をまとめて点検し、危ない共有を4つのアラートに分けて出すサービスです。

• 一覧は危険度の高い順に並びます。名前に給与・契約などの大事な言葉が入ったリンク公開は「高」になります。言葉は会社ごとに足せます。
• 一覧を、持ち主・場所・リンクつきで CSV に書き出せます。持ち主ごとに分けて、そのまま依頼に使えます。
• 「Drive で開く」で、そのファイルの共有の設定に移れます。選んだものをまとめて外したり、取引が終わった会社のドメインへの共有をまとめて外したりもできます(書き込みの権限を足した場合)。自動では外さず、確認の画面で確かめてから外します。
• 対応した共有には、状態(対応済み・問題なし)とメモを残せます。次の点検で、前回との差と対応の進み具合が最初の画面に出ます。

どれだけ時間が減るか(試算)

試算の前提: 社員30人の会社で、点検で直す共有が月に20件見つかる場合。持ち主と場所を調べるのを1件5分、依頼を書くのを1件3分、直ったかを確かめるのを1件2分とし、Workspace Check では一覧と CSV で調べる・書くのを1件30秒ずつ、確かめるのは次の点検で0分としています。

合計で、1か月に約3時間、1年で約36時間の作業が減ります。時給1,500円で換算すると、年に約5.4万円分の時間です。

危ない順に並んでいるので、限られた時間でも大事なものから片づけられます。