使われていないアカウントのファイルと共有を確かめる方法(Google Workspace の最終ログイン)

半年前に退職した人のアカウントを、念のため停止したまま残している。その人が作った提案書は取引先と共有したままで、共有ドライブの管理者もその人だけ。アカウントを止めてもログインできなくなるだけで、共有の設定はそのまま残ります。

この記事では、管理コンソールで最終ログインを確かめる手順と、停止したアカウントで見落としやすい点、動いていないアカウントの持ち物と共有をまとめて見つける方法を説明します。

動いていないアカウントの持ち物と共有の確認は、社員30人の会社で、1か月に約4時間かかる計算です。Workspace Check で会社全体を一度に点検すれば、そのうち約3時間30分を減らせます(前提と計算は「どれだけ時間が減るか(試算)」にまとめています)。

管理コンソールで最終ログインを確かめる

1. 管理コンソールで「ユーザー」を開きます。
2. 一覧の「最終ログイン」の列で、最後にログインした時期を確かめます。「2か月前」のように、おおよその時期で出ます。
3. まだ一度もログインしていないユーザーは「ログインしていない」と出ます。作っただけで使っていないアカウントも、ここで分かります。

長くログインしていないアカウントを書き出したら、それぞれ「退職した」「休職中」「共用のアカウント」など、理由を確かめます。

停止したアカウントで見落としやすい点

• 停止はログインを止める操作です。その人が持ち主のファイルの共有は、外すまで残ります。社外に共有していたものも同じです。
• 動いていないアカウントに共有されているファイルも残ります。引き継いだ人が知らないまま、権限だけが残る形です。
• 共有ドライブの管理者が退職した人だけになっていると、メンバーの追加や設定の変更をする人がいなくなります。
• アカウントを削除する前に、ファイルの持ち主を引き継ぐ必要があります。手順は退職者の Google Workspace アカウント 退職日にやる手順にまとめています。

Workspace Check なら、動いていないアカウントの持ち物と共有をまとめて見つけられる

Workspace Check は、共有ドライブと社員全員のマイドライブの共有をまとめて読み取り、危ない共有を4つのアラートに分けて出す点検のサービスです。「動いていないアカウント」は、そのアラートの1つです。

• 停止中のアカウントと、点検ルールの日数(既定は180日・会社ごとに変えられます)以上ログインしていないアカウントを、動いていないアカウントとして扱います。
• そのアカウントが持ち主のファイルの共有と、そのアカウントへの共有を取り出します。
• 共有ドライブの一覧では、「動いていないアカウントだけが管理者」「管理者がいない」共有ドライブが分かります。
• 停止中のアカウントのマイドライブは中を読めないため、「読めなかった場所」に出します。持ち主を引き継いでから、もう一度点検します。

毎月の点検に入れる

退職や長期の休みは、毎月のように起きます。月1回の点検で動いていないアカウントの件数を見て、前回から増えた分だけ引き継ぎと共有の見直しをすると、1回の作業が小さく済みます。点検の結果を記録に残す方法は、アクセス権の見直しの記録を残す方法で説明しています。

どれだけ時間が減るか(試算)

試算の前提: 社員30人の会社で、月に1回、最終ログインを見て動いていないアカウントを洗い出し、そのうち3人分の持ち物と共有を確かめる場合。洗い出しを1時間、1人分の確認を1時間とし、Workspace Check では洗い出しを5分、1人分の確認を10分としています。

合計で、1か月に約3時間30分、1年で約41時間の作業が減ります。時給1,500円で換算すると、年に約6.2万円分の時間です。

退職のたびにまとめて片づけるより、毎月の点検で増えた分だけ見るほうが、引き継ぎの漏れが残りません。