Gemini Notebook(旧 NotebookLM)のノートブックの共有を確かめる方法

人事制度の質問に答えるノートブックを作り、社員が使えるようにリンクで共有した。ところがソースには、担当者しか開けないはずの給与改定の一覧も入っていた。ノートブックを開ける人は、元のファイルを開けなくても、ノートブックに質問すれば中身を答えとして受け取れます。

この記事では、Gemini Notebook(旧 NotebookLM)の共有で見落としやすい点と、管理コンソールで決められる共有の設定、社外やリンクで共有したノートブックと取り込んだ大事なファイルを確かめる方法を説明します。

ノートブックの共有と取り込んだ資料の確認は、1か月に約1時間50分かかる計算です。Workspace Check で確かめれば、そのうち約1時間40分を減らせます(前提と計算は「どれだけ時間が減るか(試算)」にまとめています)。

ノートブックの共有で見落としやすい点

• ノートブックの共有と、ソースにした元のファイルの共有は別です。元のファイルを担当者だけに絞っていても、ノートブックを開ける人はその内容を使えます。
• ドライブから取り込んだソースは、取り込んだときの内容がノートブックに入ります。あとで元のファイルの共有を絞っても、ノートブックの中のソースは残ります。
• 社員が作ったノートブックは、作った人と共有された人にしか見えません。管理者がドライブのように一覧で開いて確かめることはできません。

管理コンソールで決められる共有の設定

管理コンソールの「生成 AI」→「Gemini Notebook」で、ノートブックの共有をどこまで許すかを決められます。

このほかに、リンクを知っている全員に公開する「一般公開の共有」を許すかどうかも決められます。設定で防げるのはこれからの共有です。すでに共有しているノートブックは、別に確かめます。

2026年9月からは、管理コンソールの監査と調査で、Gemini Notebook の操作の記録(ノートブックの公開範囲など)も見られるようになりました。

Workspace Check なら、ノートブックの共有と大事なソースをまとめて確かめられる

Workspace Check は、共有ドライブと社員全員のマイドライブの共有をまとめて点検するサービスです。Gemini を使うときの備えとして、Gemini Notebook の共有も確かめられます(監査ログを読む権限を足した会社)。

• 社外やリンクで共有したノートブックと、社内の人に共有したノートブックを、持ち主・公開範囲と一緒に出します(直近180日の記録から)。
• ソースに、名前に給与・契約などの大事な言葉が入ったファイルを取り込んだノートブックは、そのファイル名と「何が問題か」を並べ、危険度(高・中)を付けます。
• 許可している取引先に共有したノートブックも、大事なソースを入れていれば確かめる対象として出ます。

ノートブックを社内でどう使うかは、Gemini Notebook を社内で最初に使う3つの場面で説明しています。ドライブのファイルが Gemini にどう読まれるかは、Gemini で見せたくない社内のファイルが見えないようにする方法にまとめています。

どれだけ時間が減るか(試算)

試算の前提: 社員30人の会社で、月に1回、社外やリンクで共有されたノートブックを探し、共有されているノートブック10冊のソースに大事な資料がないかを確かめる場合。探すのを1時間、1冊の確認を5分とし、Workspace Check では探すのを5分、1冊30秒としています。

合計で、1か月に約1時間40分、1年で約20時間の作業が減ります。時給1,500円で換算すると、年に約3万円分の時間です。

社員が作ったノートブックは管理者から一覧で見えないので、記録から確かめられることが一番の違いです。