社員全員のマイドライブまで含めて、Google ドライブの共有を棚卸しする方法

取引先から届いたセキュリティのチェックシートに、「共有の設定を定期的に点検していますか」という質問がある。共有ドライブはときどき見ているが、社員それぞれのマイドライブから誰に何を共有しているかまでは分からない。そう答えるしかない会社は少なくありません。

この記事では、全社の共有の棚卸しで確かめることと、手作業でかかる時間、Google の標準の機能でできることとできないこと、共有ドライブと社員全員のマイドライブをまとめて点検する方法を説明します。

社員全員のマイドライブまで含めた共有の棚卸しは、ファイルとフォルダが6,000件ある会社で、1年に約210時間かかる計算です。Workspace Check で一度に点検すれば、そのうち約200時間を減らせます(前提と計算は「どれだけ時間が減るか(試算)」にまとめています)。

棚卸しで確かめる4つのこと

それぞれの見つけ方は、「リンクを知っている全員」の一覧・個人の Gmail への共有・許可していない会社への共有・使われていないアカウントで説明しています。

手作業でやると、どれくらいかかるか

社員30人の会社でも、ファイルとフォルダは数千件になります。共有の画面を開いて相手と設定を見るのに1件30秒としても、6,000件なら50時間です。しかも管理者は、社員のマイドライブを普段の画面から開けません。社員一人ひとりに自分のファイルを確かめてもらうことになり、確かめたかどうかも残りません。

Google の標準の機能でできること・できないこと

ログは「変えたこと」の記録なので、ログが残る期間より前からある共有や、最初に作ったときの共有は分かりにくくなります。共有を変えた人を確かめる方法は、見積書の共有を変えたのは誰か。Google ドライブのログで確かめる方法で説明しています。

Workspace Check なら、全員のマイドライブまでまとめて点検できる

Workspace Check は、Google Workspace のドメイン全体の委任を使って、共有ドライブと社員全員のマイドライブのファイル・フォルダの共有を読み取る点検のサービスです。

• 点検すると、結果を4つのアラートに分け、件数と危険度、前回との差、対応の進み具合を最初の画面に出します。
• 権限マップで社員の名前を入れると、その人のマイドライブの中のファイルと共有を、フォルダのツリーのまま確かめられます。
• 読むのはファイルの名前と共有の設定だけで、中身は読みません。点検は御社のブラウザと Google の間だけで動き、UTNOA のサーバーには送りません。
• 準備は、特権管理者がログインして、画面のボタンで御社の Google Cloud に点検専用のプロジェクトを作り、管理コンソールでドメイン全体の委任を承認するだけです。約10分で、コマンドは要りません。

続けるための決め方

• 点検の日を決める(例: 毎月の第1営業日)。
• 点検する人と、結果を確かめる責任者を決める。
• 結果は、秘匿の共有ドライブの中に月ごとに残す(アクセス権の見直しの記録を残す方法)。

1回目は件数が多くても、2回目からは前回から増えた分を直すだけになります。

どれだけ時間が減るか(試算)

試算の前提: 社員30人の会社で、ファイルとフォルダが6,000件あり、3か月に1回(年4回)共有を棚卸しする場合。共有の画面を1件ずつ開いて確かめるのを1件30秒、結果をまとめるのを1回2時間とし、Workspace Check では点検と結果の確認・まとめを1回1時間としています。

合計で、1年に約200時間の作業が減ります。時給1,500円で換算すると、約31万円分の時間です。

年に数日かかる作業は先送りになりがちですが、1回1時間なら毎月でも続けられます。